Elinvoimavaliokunta, kokous 28.11.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 122 Hankinta, elintarvikkeiden ja non-food tuotteiden hankinta 1.2.2024 alkaen Hansel Oy

HOLDno-2019-496

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Helena Simolin, palvelupäällikkö, helena.simolin@hollola.fi

Perustelut

Hollolan kunnan elintarvikehankinnat kilpailutetaan vuoden 2023 aikana. Nykyinen Hansel Oy:n kanssa tehty puitesopimus on voimassa 31.1.2024 saakka. Sitoutuminen Hansel Oy:n puitejärjestelyn kautta yhteishankintaan on osoittautunut toimivaksi ja kokonaistaloudellisesti hyväksi ratkaisuksi.

Tulevan elintarvikehankintakilpailutuksen joustavan etenemisen varmistamiseksi ehdotetaan, että ammattikeittiöalan asiantuntijana ruoka- ja siivouspalvelujen palvelupäällikkö Helena Simolinille myönnetään allekirjoitusvaltuutus sähköisen hankintasitoumuksen allekirjoittamista varten Hansel Oy:n sähköisessä asiakasjärjestelmässä. Liittymisen yhteydessä ilmoitetaan hankintojen kokonaisarvo tulevalle hankintakaudelle. Sopimukseen tulee liittyä viimeistään 14.4.2023 mennessä. Kilpailutettava valikoima ja sen laajuus määräytyy liittyneiden asiakkaiden tarpeiden mukaan. Hansel Oy:n tavoitteena on tarjouspyynnön julkaiseminen 2.5.2023.

Hansel Oy:n puitejärjestely antaa hyvät mahdollisuudet elintarvikkeiden hankintaan paikallisilta yrittäjiltä, jos vaadittavat kriteerit täyttyvät. Hankinnat paikallisilta yrittäjiltä vaatii kilpailukykyisen hankintahinnan, riittävän tuotevolyymin, tarvittavan esikäsittelyasteen ja toimitusvarmuuden. Lisäksi tuotanto- ja toimitusketjussa on huomioitu ympäristö-, sosiaalinen ja taloudellinen vastuullisuus. Vuonna 2022 paikallisilta yrittäjiltä hankittujen tuotteiden hankinta-arvo oli 36 000 €. Tahtotila on nostaa paikallisten tuotteiden hankintavolyymia, jos edellä mainitut kriteerit täyttyvät.

Tulevan yhteishankinnan etuna ovat asiakasystävällinen toimintamalli, kilpailukykyiset hinnat ja tarkoituksenmukaiset sopimusehdot. Yhteishankinnassa ympäristö-, sosiaalinen ja taloudellinen vastuullisuus on huomioitu. Yhteishankinta tulee sisältämään valmiiksi kilpailutettuja hyvälaatuisia elintarvikkeita ja tarvittavia non-food tuotteita. Liittymisen jälkeen tuotteista kysytään tarkempi tuotekohtainen euromääräinen arvio tulevalle hankintakaudelle.

Hollolan kunnan elintarvikehankintojen hankinta-arvo vuonna 2023 on arvioitu olevaksi n. 800 t€. Hinnassa on huomioitu 7 % korotus. Arvio tulevasta hinnankorotuspaineesta on n. 6 % vuoteen 2024 mennessä (EK). Yhteishankinnan tuleva hankintakausi Hollolan osalta on 1.2.2024–31.12.2027 ja hankinta-arvoksi arvioidaan 2,6 milj. €. Tämä on vuositasolla 650 t€. Ruokapalvelut tarjoavat n. 930 000 ateriaa vuodessa. Vuonna 2023 elintarvikemääräraha on keskimäärin 0,86 € / ateria.

 

Ehdotus

Esittelijä

Heli Randell, elinvoimajohtaja, heli.randell@hollola.fi

Elinvoimavaliokunta myöntää palvelupäällikkö Helena Simolinille allekirjoitusvaltuutuksen sähköisen hankintasitoumuksen allekirjoittamista varten Hansel Oy:n sähköisessä asiakasjärjestelmässä.

 

 

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Valmistelija

  • Helena Simolin, palvelupäällikkö, helena.simolin@hollola.fi

Perustelut

Hollolan kunta on liittynyt 15.3.2023 Hansel Oy:n puitejärjestelyyn. Elinvoimavaliokunta myönsi kokouksessaan 21.2.2023 § 17 palvelupäällikkö Helena Simolinille allekirjoitusvaltuutuksen sähköisen hankintasitoumuksen allekirjoittamista varten Hansel Oy:n sähköisessä asiakasjärjestelmässä.

Yhteishankinnan kohteena ovat elintarvikkeet ja vähäisessä määrin non-food-tuotteet koskien kattaus- ja ruoanvalmistustarvikkeita. Lisäksi hankinnan kohteena ovat tuotteiden tilaamiseen ja käyttämiseen liittyvät palvelut kuten tarvittavat raportit ja logistiikkapalvelut.

Yhteishankinnan etuna on asiakasystävällinen toimintamalli, kilpailukykyiset hinnat ja tarkoituksenmukaiset sopimusehdot. Yhteishankinnassa ympäristö-, sosiaalinen ja taloudellinen vastuullisuus on huomioitu. Yhteishankinta sisältää valmiiksi kilpailutettuja hyvälaatuisia elintarvikkeita ja tarvittavia non-food tuotteita.

Hansel Oy:n puitejärjestelyn toimintamalli on yhden toimittajan malli ja toimittajaksi on valittu Kesko OYJ. Puitejärjestelyn sopimuskausi on 1.10.2023-31.12.2027. Hollolan kunta sitoutuu Hansel Oy ja Kesko Oyj väliseen puitesopimukseen allekirjoittamalla toimittajan kanssa asiakaskohtaisen sopimuksen alkavaksi 1.2.2024. Sopimus ei tuota toimittajalle yksinoikeutta.

Tämän puitesopimuksen tuotevalikoimaan sisältyviä tuotteita tai palveluita voi sisältyä myös muihin Hansel Oy:n tekemiin yhteishankintoihin tai asiakkaan omiin sopimuksiin, joiden kautta asiakkaalla on oikeus hankkia tämän hankinnan sisältäviä tuotteita myös muilta toimittajilta.

Puitesopimus mahdollistaa hankinnat paikallisilta elintarvikeyrittäjiltä. Paikallisia yrittäjiä kontaktoidaan kevään 2024 aikana ja etsitään sopivia yhteistyökumppaneita. Paikallisten hankintojen ehtona on kilpailukykyiset hankintahinnat, riittävä tuotantovolyymi, tarvittava esikäsittelyaste ja toimitusvarmuus. Lisäksi edellytetään, että tuotantoketjussa on huomioitu ympäristö-, sosiaalinen ja taloudellinen vastuullisuus.

 

Ehdotus

Esittelijä

  • Heli Randell, elinvoimajohtaja, heli.randell@hollola.fi

Elinvoimavaliokunta päättää että, Hollolan kunta sitoutuu Hansel Oy ja Kesko Oyj väliseen puitesopimukseen allekirjoittamalla toimittajan kanssa asiakaskohtaisen sopimuksen.  Sopimus astuu voimaan 1.2.2024 nykyisen sopimuksen päätyttyä 31.1.2024. Sopimuskauden arvonverolisäveroton hankinta-arvo on n. 2,6 M€.

Lisäksi elinvoimavaliokunta päättää että, ruoka- ja siivouspalvelujen palvelupäällikölle myönnetään allekirjoitusvaltuutus Hollolan kunnan ja toimittajan välisen asiakaskohtaisen sopimuksen allekirjoittamiseen.

Päätös

Valiokunta toivoo että ruoka on suomalaista lähiruokaa.

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

Hansel Oy, Kesko OYJ, talouspalvelut, elinvoimajohtaja, talouspäällikkö, palvelupäällikkö, vastuualueen esimies

Muutoksenhaku

Hankintaoikaisuohje ja valitusosoitus / Hankintapäätös, hankintalain EU-, kansallisen, liitteen E tai käyttöoikeussopimuksen kynnysarvon ylittävä hankinta

Tähän päätökseen tyytymätön asianosainen voi hakea päätökseen muutosta vaatimalla hankintaoikaisua tai tekemällä valituksen markkinaoikeudelle taikka molemmat.

OHJEET HANKINTAOIKAISUVAATIMUKSEN TEKEMISEKSI

Oikaisuvaatimusoikeus

Hankintaoikaisua voi vaatia hankintayksiköltä kirjallisesti tarjouskilpailuun osallistunut tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas eli se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen).

Oikaisuvaatimusaika

Asianosaisen on esitettävä vaatimus 14 päivän kuluessa siitä, kun asianosainen on saanut tiedon hankintayksikön päätöksestä tai muusta ratkaisusta.

Muutoksenhaku markkinaoikeuteen ei estä vaatimasta hankintaoikaisua. Hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulo ja käsittely eivät vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosainen voi hankintalain nojalla hakea muutosta valittamalla markkinaoikeuteen.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. 

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos määräajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen 

Viranomainen, jolta hankintaoikaisua vaaditaan, on Hollolan kunnan hankintayksikkö.

Hankintayksikön yhteystiedot:

Hollolan kunta / kirjaamo
Postiosoite: PL 66, 15871 HOLLOLA
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, Hollola
Faksinumero: 03 880 3474
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Hankintaoikaisuvaatimus pannaan vireille kirjallisesti ilmoittamalla:

  • hankintayksikön päätös tai muu ratkaisu, johon hankintaoikaisuvaatimus kohdistuu
  • miten päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella päätöstä tai muuta ratkaisua halutaan oikaistavaksi.

Sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on mainittava oikaisua vaativan nimi sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos oikaisua vaativan puhevaltaa käyttää hänen laillinen edustajansa tai asiamiehensä tai jos oikaisuvaatimuksen laatijana on joku muu henkilö, oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava myös tämän nimi sekä tarvittavat yhteystiedot.

Oikaisuvaatimukseen on liitettävä asiakirjat, joihin oikaisua vaativa haluaa vedota vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aiemmin toimitettu viranomaiselle.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Hollolan kunnan kirjaamosta.

Postiosoite: PL 66, 15871 HOLLOLA
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, Hollola
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Puhelinnumero: 044 780 1427
Kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00.

2 VALITUSOSOITUS MARKKINAOIKEUDELLE

Valitusoikeus

Tarjoaja tai osallistumishakemuksen tehnyt ehdokas tai se, jota asia koskee, voi saattaa asian markkinaoikeuden käsiteltäväksi.

Valitusaika ja päätöksen tiedoksisaanti

Valitus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

EU-kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista, jos hankintayksikkö on tehnyt hankintasopimuksen hankintalain 130 §:n 1 tai 3 kohdan nojalla noudattamatta odotusaikaa.

Valitus on tehtävä kuuden kuukauden kuluessa hankintapäätöksen tekemisestä siinä tapauksessa, että asianosainen on saanut hankintapäätöksen tiedoksi ja hankintapäätös tai valitusosoitus on ollut olennaisesti puutteellinen. 

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi käyttäen ehdokkaan tai tarjoajan hankintayksikölle ilmoittamaa sähköistä yhteystietoa, katsotaan vastaanottajan saaneen päätöksestä tiedon sinä päivänä, jolloin sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä.

Mikäli päätös on lähetetty tiedoksi tavallisena kirjeenä, ehdokkaan tai tarjoajan katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemäntenä päivänä kirjeen lähettämisestä, jollei ehdokas tai tarjoaja näytä tiedoksiannon tapahtuneen myöhemmin.

Hankintaoikaisun vireille tulo ei vaikuta siihen määräaikaan, jonka kuluessa asianosaisella on oikeus hakea muutosta valittamalla markkinaoikeudelle.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös); 
  • miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset);
  • vaatimusten perustelut;
  • mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan.

Valituksella ei kuitenkaan voida hankintalain 146 §:n mukaisesti saada käsiteltäväksi hankintayksikön sellaista päätöstä tai muuta ratkaisua, joka koskee:

  • yksinomaan hankintamenettelyn valmistelua;
  • sitä, että hankintasopimusta ei jaeta osiin hankintalain 75 §:n nojalla; tai
  • sitä, että hankintalain 93 §:ssä tarkoitetun kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena käytetään yksinomaan halvinta hintaa tai kustannuksia.

Puitejärjestelyyn perustuvan hankinnan ja dynaamiseen hankintajärjestelmään hyväksymistä koskevan ratkaisun osalta valituskirjelmässä on hankintalain 146 §:n perusteella esitettävä, minkä vuoksi markkinaoikeuden tulisi myöntää käsittelylupa asiassa.

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä markkinaoikeudelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi markkinaoikeus valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat.

Valitukseen on liitettävä:

  • valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen;
  • selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta;
  • asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle.

Asiamiehen on liitettävä valituskirjelmään valtakirja, kuten oikeudenkäynnistä hallintoasioissa annetun lain (808/2019) 32 §:ssä säädetään.

Valitusviranomainen

Valitus tehdään markkinaoikeudelle. Valituksen voi toimittaa markkinaoikeuden kansliaan henkilökohtaisesti, asiamiestä käyttäen, lähetin välityksellä, postitse, telekopiona tai sähköpostin avulla kuten sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetussa laissa (13/2003) säädetään. Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet/#/

Markkinaoikeus
Osoite: Radanrakentajantie 5, 00520 Helsinki
Sähköposti: markkinaoikeus(at)oikeus.fi 
Faksinumero: 029 564 3314
Puhelinnumero: 029 564 3300

Oikeusministeriön turvaposti (https://turvaposti.om.fi) on markkinaoikeuden asiakkaille suositeltu tapa toimittaa markkinaoikeudelle salassa pidettävät ja arkaluontoiset asiakirjat. Palvelun käyttäminen on ilmaista.

Kun turvapostia lähetetään viraston virastopostiin, viestin otsikkoon, sisältöön sekä liitteisiin tulee laittaa tarvittavat tunnistetiedot (nimi, mihin asiaan posti liittyy jne.) siten, että viraston henkilöstö osaa välittää viestin asiaa käsittelevälle henkilölle, tietää mihin asiaan sähköposti liittyy sekä keneltä se on.

Ilmoitus valituksen tekemisestä hankintayksikölle

Valittajan tai hänen edustajansa on ilmoitettava kirjallisesti hankintayksikölle asian saattamisesta markkinaoikeuden käsiteltäväksi. Ilmoitus on toimitettava viimeistään silloin, kun hankintaa koskeva valitus toimitetaan markkinaoikeudelle.

Ilmoitus on tehtävä osoitteeseen:

Hollolan kunta / kirjaamo
Postiosoite: PL 66, 15871 HOLLOLA
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, Hollola
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Hankintayksikön kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00

Oikeudenkäyntimaksu

Markkinaoikeus voi periä valituksen käsittelystä oikeudenkäyntimaksun. Maksusta säädetään tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) sekä sen nojalla annetuissa asetuksissa. Ajantasainen tieto oikeudenkäyntimaksuista löytyy Tuomioistuinlaitoksen sivustolta https://oikeus.fi/tuomioistuimet/fi/index/asiointijajulkisuus/maksut/oikeudenkayntimaksuthallinto-oikeudessa.html

Tuomioistuinmaksulakiin linkki https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2015/20151455

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Hollolan kunnan kirjaamosta.

Postiosoite: PL 66, 15871 HOLLOLA
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, Hollola
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Puhelinnumero: 044 780 1427
Kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00