Valmistelija
Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi
Perustelut
Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat ja huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.
Hollolan kunnan hallintosäännön 44 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on kilpailutettava tilintarkastusyhteisö ja tehtävä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä. Hallintosäännön mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä tilintarkastusyhteisön.
Tilintarkastuspalvelut on aiemmin kilpailutettu valtuuston toimikaudelle 2019–2021. Hankintasopimukseen on sisältynyt kaksi optiovuotta, jotka on käytetty, kun vuoden 2023 tilintarkastus on tehty. Näin ollen tilintarkastuspalveluiden kilpailutus on tullut ajankohtaiseksi tilikaudesta 2024 eteenpäin. Kilpailutukseen liittyvässä tarjouspyynnössä tarkastuspalveluilla tarkoitetaan ensisijaisesti Kuntalain 14. luvun (122 §, 123 §) mukaista julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen (JHTT - tilintarkastuksen) suorittamista Hollolan kunnassa noudattaen JHTT ry:n suositusta hyvästä tilintarkastustavasta julkishallinnossa sekä tilintarkastuslain 4 luvun 3 § säädöstä hyvästä tilintarkastustavasta. Hankittavan tilintarkastuspalvelun tavoitteena on varmistaa kunnan lakien ja säädösten mukaista toimintaa sekä huolehtia lakisääteisen tarkastusvelvollisuuden toteuttamisesta.
Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 6.9.2023 päättänyt edetä kilpailutuksessa hallinto- ja talousjohtajan esityksen mukaisilla valintakriteereillä sekä kilpailutuksen aikataululla.
Kilpailutus on julkaistu Hilmassa 8.9.2023. Kysymysten jättöaikaan mennessä tuli neljä kysymystä, joihin kaikkiin annettiin vastaus määräaikaan mennessä. Kilpailutusdokumentissa havaittu virhe on korjattu 5.10.2023 ja korjauksesta on lähetetty viesti kaikille tarjoukseen tutustuneille, sekä julkaistu muutoksen tiedot Hilmassa.
Tarjousta pyydettiin myös Hollolan Asuntotalot Oy:n, Hollolan Tilapalvelu Oy:n sekä Hollolan-Lahden vesilaitoskuntayhtymän tilintarkastuksesta. Lisäksi tarjousta on pyydetty myös seuraavista muista tilintarkastuspalveluista: tilintarkastajan asiantuntijatyö tarkastuslautakunnassa, muut tarkastuspalvelut kuten erillisrahoitettujen projektien tai hankkeiden rahoittajien edellyttämät tilintarkastukset, koulutus- tai muut asiantuntijapalvelut.
Valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus (paras hinta/laatusuhde), joka koostuu hinnasta, josta maksipisteet ovat 70 ja laadusta, josta maksimipisteet ovat 30. Vähimmäisvaatimukset ja hankinnan kohteen valintakriteerit on tarkemmin ilmoitettu tarjouspyynnössä, joka on liitteenä.
Määräaikaan 6.10.2023 klo 14:00 mennessä saatiin kaksi tarjousta. Tarjoajina KPMG OY ja Revisium Oy. Samana päivänä klo 14:06 tarkastuslautakunnan puheenjohtaja sekä hallinto- ja talousjohtaja avasivat tarjoukset. Tilaisuudesta tehtiin Tarjousten avauspöytäkirja (Liite), jonka allekirjoittivat molemmat osallistujat.
Tarjousvertailun (liitteenä, ilman liikesalaisuuksia) perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on jättänyt KPMG Oy, jonka tarjouksen kokonaishinta yhteensä 35.010 euroa.
Hintapisteiden laskennassa kilpailutusjärjestelmä laski KPMG Oyn osalta päivähintojen pohjalta, ilman arvioituja työpäiviä ja Revisium Oy:n osalta päivähintojen ja arvioitujen tarkastuspäivien yhdistelmänä. Tämän takia hinnan vertailu tuli suorittaa erillisenä ja se tehtiin sekä ilmoitetut tarkastuspäivät huomioiden ja ilman ilmoitettuja tarkastuspäiviä. Laskentamenetelmä ei vaikuttanut lopputulokseen. Hintapisteiden osalta Revisium Oy sai täydet 70 pistettä ja KPMG 68,8 pistettä, kun vertailuna käytettiin päivähintaa ja tarjoajan arviota käytettävistä tarkastuspäivistä. Vaihtoehtoisesti vertailtaessa ilmoitettuja yksilöityjä päivähintoja ilman päiväarviota, korkeimmat pisteet 70 pistettä sai KPMG ja Revisium Oy 64,3 pistettä. Laatupisteiden osalta KPMG Oy sai täydet 30 pistettä ja Revisium 27.pistettä. Molemmilla hintapistelaskutavoilla kokonaispisteiltään edullisimman tarjouksen jätti KPMG Oy, eli järjestelmän ongelma ei vaikuttanut lopputulokseen.
Tarjouspyynnön mukaan tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset tarkastetaan tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta. Tarjoajan tulee olla valmis toimittamaan tarjouspyynnössä mainitut asiakirjat kolmen vuorokauden sisällä pyynnöstä, jotta hankintapäätöksen tekeminen ei viivästy kohtuuttomasti. Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta pyydetään selvitykset seuraavista asioista: lyhyt kuvaus toimintatavoista tarkastuksen toteuttamisessa (yhteisön käyttämät keskeiset menettelytavat sekä tarkastusprosessit), lyhyt kuvaus tarkastuslautakunnalle tarjottavista tukipalveluista sekä kuvaus laadunvarmistusjärjestelmästä. Todistukset ja selvitykset pyydetään, kun tarkastuslautakunta on käsitellyt asian ja tehnyt tilintarkastajan valinnasta ehdotuksensa valtuustolle.
Merk: Kokouksessa pykälän osalta sihteerinä toimii lautakunnan puheenjohtaja.
Ehdotus
Esittelijä
Erkki Arvila, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, Erkki.Arvila@hollola.fi
Tarkastuslautakunta pyytää tarjouskilpailua voittanutta tarjoajaa toimittamaan soveltuvuutta koskevat todistukset sekä tarjouspyynnössä todetut selvitykset.
Tarkastuslautakunta ehdottaa valtuustolle, että tilintarkastusyhteisöksi toimikaudelle 2024-2026 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt KPMG Oy.
Päätös
Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.
Merk. Pykälän osalta sihteerinä toimii tarkastuslautakunnan puheenjohtaja.
Asiantuntijana kuultavana oli hallinto- ja talousjohtaja Turkka Rantanen.
Sihteeri Ville Valkonen poistui esteellisenä (edustusjäävi, hallintolaki 28.1 § kohta 2) kokouksesta pykälän esittelyn ja päätöksenteon ajaksi.