Kunnanhallitus, kokous 8.5.2023

Perustelut

Hallintosäännön § 6 kohdassa 15 toimivallan saanut kunnanhallitus nimeää käsittelijät ja asiantuntijat Laki Euroopan unionin ja kansallisen oikeuden rikkomisesta ilmoittavien henkilöiden suojelusta (ilmoittajansuojelulaki) § 14 mukaisen sisäisen kanavan ilmoitusten käsittelyyn. Lailla täytäntöön pannaan kansallisesti ns. whistleblower -direktiivi. Hollolan kunnassa on aloitettu sisäisen kanavan toimintatapojen kehittämistyötä, joka sisältää muun muassa käyttöönoton suunnittelua, neuvotteluita sekä niiden menettelyiden valmistelua, joilla sisäisen ilmoituskanavan käyttö juurrutetaan osaksi kunnan toimintaa. Alkuvaiheessa on resursoitu tiedonhankintaan, dokumentointiin ja analysointiin sekä tulosten esittelyyn ja päätöksentekoon tuomiseen. 
Ilmoittajansuojelulain hallituksen esityksen mukaan ”Etenkin silloin, jos kyse on sähköisestä järjestelmästä, yrityksen on suunniteltava myös järjestelmän seurantaa ja varmistuttava sen tietoturvallisuudesta.” Lain voimaantullessa tehtiin arvio tietoturvallisesta toteutustavasta huomioiden lain antama toteutuksen aikajänne ja arvion perusteella ensivaiheessa otettiin käyttöön paperipostiin perustuva järjestely. Menettelyä puolsi hallituksen esityksessä julkilausuttu painotus, että johdon sitoutumisen ja viestinnän merkitys on organisaatioiden kulttuurin ja lain tavoitteiden toteutumisen kannalta keskiössä. ”Keskeistä on luoda työpaikoille toimivat prosessit ilmoitusten tekemiseen ja käsittelyyn, ei niinkään teknisen järjestelmän hankinta.” (HE s. 118) Sisäisen ilmoituskanavan käyttöönoton jälkeen on tiedotettava henkilöstöä ja koulutettava ilmoituksen käsittelystä vastaavia henkilöitä. Tiedottaminen on aloitettu informoimalla henkilöstöä mm. uutisoimalla sisäisen kanavan käyttöönotosta ja menettelystä sen osalta intranetissä. 
Koulutusta sisäisen ilmoituskanavan ilmoituksia koskien tarvitsevat etenkin ilmoitusten käsittelystä vastaavat henkilöt. Koulutuksessa on varmistuttava käsittelijöiksi nimettyjen osaaminen ilmoitusten vastaanottamisesta, käsittelystä, paikkansa pitävyyden selvittämisestä ja tarvittaessa rikkomiseen puuttumisesta. Kunnanhallituksen nimeämät käsittelijät hoitavat näitä tehtäviä oman työnsä ohella. Ilmoitusten käsittelyprosessiin ja käsittelijöiden ajankäyttöön vaikuttavat ilmoitusten määrä ja niiden käsittelyn vaadittava työaika. Vuositasolla ilmoitusten määrää on hyvin haastavaa arvioida. Laissa ilmoittajan suojelu on tosin rajattu vain tietyistä rikkomisista ilmoittamiseen. Jos ilmoitusten määrä jää vähäiseksi, merkittävimmät kustannukset arvioitiin hallituksen esityksessä aiheutuvan sisäisen ilmoituskanavan perustamisesta ja ylläpidosta. 
Ilmoittajansuojelulaissa edellytetään sisäisen kanavan ilmoitusten osalta muun muassa ilmoituksen kirjaamista, vastaanottoilmoituksen toimittamista, käsittelijän perehtymistä ilmoitukseen sekä sen paikkansa pitävyyden selvittämistä, mahdolliseen rikkomiseen puuttumista ja ilmoittajan tiedottamista ilmoituksen johdosta tehdyistä toimenpiteistä. Ilmoituksen oikeellisuuden selvittäminen käsittää yhteydenpitoa ilmoittajaan, mahdollisesti eri henkilöiden kuulemista ja johtopäätösten tekemistä siitä, onko rikkominen tapahtunut. Ilmoituksessa esitettyjen väitteiden paikkansapitävyyttä arvioidaan saadun selvityksen perusteella. Selvitystyöhön vaadittava työaika riippuu muun muassa ilmoitetun rikkomisen laadusta, alkutietojen täsmällisyydestä, selvitystyön tavoitteista, läpikäytävän materiaalin määrästä ja saatavuudesta, tapahtumapaikasta sekä vaadittavasta asiantuntemuksesta. Ilmoitusten käsittelyn prosessista on liitteenä yleiskuva, jota tarkennetaan menettelyä koskevin ohjeistuksin, mikäli ilmoitusten määrä, laatu tai selvittelyprosessi osoittaa sen tarpeelliseksi. Jos selvitystyö osoittaa rikkomisen tapahtuneen, ryhdytään siihen puuttumaan tarpeellisin keinoin. Ilmoittajalle on lisäksi annettava kolmen kuukauden kuluessa tieto siitä, mitä toimenpiteitä ilmoituksen perusteella on suoritettu. 
Vaikka direktiivissä tietosuojasääntelyn osaamista on nimenomaan edellytetty ulkoisia ilmoituksia vastaanottavan viranomaisen henkilöstöltä, tulee organisaation sisäisilläkin käsittelijöillä olla osaamista ilmoitusten käsittelyyn liittyvistä tietosuoja- ja julkisuussääntelyssä. Direktiivissä on myös edellytetty, että henkilön, joka vastaanottaa sisäisiä ilmoituksia, tulisi olla tehtävänsä puolesta riippumaton.

Kunnan johtoryhmä käsittelee esitystä nimettävistä henkilöistä kokouksessaan 8.5.2023.
 

Ehdotus

Esittelijä

Kunnanhallitus nimeää viran- ja toimenhaltijoista ilmoituksen käsittelystä vastaavat henkilöt sekä asiantuntijat.

Päätös

Kunnanhallitus nimesi ilmoituksen käsittelystä vastaaviksi henkilöiksi ja asiantuntijoiksi: Päivi Rahkonen, Heli Randell, Kim Strömmer, Turkka Rantanen, Armi Marttila, Pekka Laitinen, Minna Säkkinen-Salminen, Katja Kneckt ja Meira Salila.