Elinvoimavaliokunnan valvontajaosto, kokous 20.12.2022

Perustelut

Todetaan, että valtuusto on kokouksessaan 16.7.2021 valinnut Hollolan elinvoimavaliokunnan valvontajaostoon seuraavat jäsenet ja heille henkilökohtaiset varajäsenet sekä valinnut puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan toimikaudeksi 1.8.2021 - 31.5.2023:

Hallintosäännön § 91 mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kuntalain 103 §:n mukaan toimielin on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä.

Hallintosäännön mukaan elinvoimavaliokunnan valvontajaoston esittelijöinä toimii

• rakennusvalvontaviranomaisen toimivaltaan kuuluvissa asioissa seka MRL:n luvun 113 a mukaisissa asioissa johtava rakennustakastaja ja estyneenä tai poissa ollessaan hänen sijaisekseen määrätty viranhaltija
• ympäristösuojeluviranomaisen toimivaltaan ja leirintäviranomaisen toimivaltaan kuuluvissa asioissa ympäristösihteeri ja hänen estyneenä tai poissa ollessaan hänen sijaisekseen määrätty viranhaltija
• asioissa, jotka kuuluvat molempien viranhaltijoiden toimivaltaan, esittelijänä toimii johtava rakennustarkastaja

Pöytäkirjan pitäjänä toimii valvontajaoston nimeämä henkilö tai hänen sijaisekseen määräytty.

Perustelut

Hallintosäännön X luvun § 112 mukaan pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.

Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan.
Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä.
Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.
Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti.

Elinvoimavaliokunnan valvontajaoston pöytäkirja on tarkastettu siten, että sen tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä.
Pöytäkirja tarkastetaan heti kokouksen päätyttyä, jos mahdollista.

Perustelut

Hallintosäännön X luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheen­johtaja katsoo kokouk­sen tarpeelli­seksi tai enemmis­tö toimielimen jäsenistä tekee puheen­johtajal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.”

Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa pu­heenjoh­taja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjoh­taja. Kokouskutsussa on ilmoitet­tava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.

Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

1.2.2019 käyttöön otetussa tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.

Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvolli­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.

Hallintosäännön mukaan valvontajaoston pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Keväästä 2020 lähtien valvontajaosto on pääsääntöisesti toiminut kokonaisuudessaan etäkokouksin korona-aikana. Lisäksi paikalla tai teams-yhteydellä on ollut kokousteknisistä järjestelyistä huolehtiva sihteeri/tekninen sihteeri sekä it-asiantuntija.
Jatkossa hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta.
Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.

Hallintosäännön 88 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

Perustelut

Hallintosäännön X luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheen­johtaja katsoo kokouk­sen tarpeelli­seksi tai enemmis­tö toimielimen jäsenistä tekee puheen­johtajal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.”

Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa pu­heenjoh­taja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjoh­taja. Kokouskutsussa on ilmoitet­tava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.

Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

1.2.2019 käyttöön otetussa tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.

Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvolli­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa.

Hallintosäännön mukaan valvontajaoston pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Kevään 2020 jälkeen valvontajaosto kokoontui pääsääntöisesti etäkokouksin korona-aikana. Lisäksi paikalla tai teams-yhteydellä oli kokousteknisistä järjestelyistä huolehtiva sihteeri/tekninen sihteeri sekä it-asiantuntija. Jatkossa hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta. Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.

Hallintosäännön 88 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

Elinvoimavaliokunnan valvontajaosto on päättänyt kokousmenettelyistä viimeksi kokouksessaan 1.9.2021, § 32, Valvontajaoston kokousaika ja -paikka, kokouskutsun lähettäminen ja pöytäkirjan nähtävänä pitäminen 1.8.2021-31.5.2025.

Valvontajaosto päätti tuolloin seuraavaa:

• Valvontajaosto kokoontuu varsinaisiin kokouk­siinsa pääsääntöisesti Hollolan kunnan virastota­lon kokoushuoneessa keskiviikkoisin alkaen kello 17.00. Korona-aikana seurataan suosituksia ja päätetään erikseen kokoontumismuodosta; vaihtoehtoina teams/läsnäolo/hybridi.
• Kutsu sekä esityslista valvontajaoston kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmä jä­senille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeis­tään kolme päivää ennen kokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Valvontajaoston esityslista liitteineen julkaistaan myös Hollolan kunnan kotisivuilla internetissä lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita.
• Valvontajaoston asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen.
• Valvontajaosoton pöytäkirja pidetään näh­tävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
• Valvontajaoston kokousaikaa ja pöytäkirjan nähtävänä pitoa koskeva ilmoitus julkaistaan kunnan kotisivuilla internetissä.
• Valvontajaosto määrittää kokouksiin liittyvät muut toimintaperiaatteet ja ohjeistuksen.