Valtuusto, kokous 30.10.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 52 Tilintarkastusyhteisön valinta, tilikaudet 2024 - 2026

HOLDno-2023-681

Aikaisempi käsittely

Valmistelija

Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi

Perustelut

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat ja huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.

Hollolan kunnan hallintosäännön 44 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on kilpailutettava tilintarkastusyhteisö ja tehtävä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä. Hallintosäännön mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä tilintarkastusyhteisön. 

Tilintarkastuspalvelut on aiemmin kilpailutettu valtuuston toimikaudelle 2019 - 2021. Hankintasopimukseen on sisältynyt kaksi optiovuotta, jotka on käytetty, kun vuoden 2023 tilintarkastus on tehty. Näin ollen tilintarkastuspalveluiden kilpailutus on tullut ajankohtaiseksi tilikaudesta 2024 eteenpäin. Kilpailutukseen liittyvässä tarjouspyynnössä tarkastuspalveluilla tarkoitetaan ensisijaisesti Kuntalain 14. luvun (122 §, 123 §) mukaista julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen (JHTT - tilintarkastuksen) suorittamista Hollolan kunnassa noudattaen JHTT ry:n suositusta hyvästä tilintarkastustavasta julkishallinnossa sekä tilintarkastuslain 4 luvun 3 § säädöstä hyvästä tilintarkastustavasta. Hankittavan tilintarkastuspalvelun tavoitteena on varmistaa kunnan lakien ja säädösten mukaista toimintaa sekä huolehtia lakisääteisen tarkastusvelvollisuuden toteuttamisesta.

Kokouksessa hallinto- ja talousjohtaja antaa katsauksen kilpailutuksen valmistelusta, kilpailutukseen suunnitelluista valintakriteereistä sekä kilpailutuksen ja hankinnan aikataulusta.

Ehdotus

Esittelijä

Erkki Arvila, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, Erkki.Arvila@hollola.fi

Tarkastuslautakunta merkitsee kilpailutuskatsauksen tietoonsa sekä päättää edetä kilpailutuksessa hallinto- ja talousjohtajan esittämällä tavalla.

Päätös

Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.

Merk. Kokouksen sihteerinä toiminut kunnan tilintarkastaja Ville Valkonen ilmaisi esteellisyytensä asian käsittelyn osalta (edustusjäävi, hallintolaki 28.1 § kohta 2) ja poistui kokouksesta pykälän käsittelyn ajaksi.
Pykälällä sihteerinä toimi lautakunnan puheenjohtaja.
Asiantuntijana pykälän osalta kuultavana oli hallinto- ja talousjohtaja.

Esteellisyys

Ville Valkonen

Valmistelija

Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi

Perustelut

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat ja huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.

Hollolan kunnan hallintosäännön 44 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on kilpailutettava tilintarkastusyhteisö ja tehtävä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä. Hallintosäännön mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä tilintarkastusyhteisön. 

Tilintarkastuspalvelut on aiemmin kilpailutettu valtuuston toimikaudelle 2019–2021. Hankintasopimukseen on sisältynyt kaksi optiovuotta, jotka on käytetty, kun vuoden 2023 tilintarkastus on tehty. Näin ollen tilintarkastuspalveluiden kilpailutus on tullut ajankohtaiseksi tilikaudesta 2024 eteenpäin. Kilpailutukseen liittyvässä tarjouspyynnössä tarkastuspalveluilla tarkoitetaan ensisijaisesti Kuntalain 14. luvun (122 §, 123 §) mukaista julkisen hallinnon ja talouden tilintarkastuksen (JHTT - tilintarkastuksen) suorittamista Hollolan kunnassa noudattaen JHTT ry:n suositusta hyvästä tilintarkastustavasta julkishallinnossa sekä tilintarkastuslain 4 luvun 3 § säädöstä hyvästä tilintarkastustavasta. Hankittavan tilintarkastuspalvelun tavoitteena on varmistaa kunnan lakien ja säädösten mukaista toimintaa sekä huolehtia lakisääteisen tarkastusvelvollisuuden toteuttamisesta.

Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 6.9.2023 päättänyt edetä kilpailutuksessa hallinto- ja talousjohtajan esityksen mukaisilla valintakriteereillä sekä kilpailutuksen aikataululla.

Kilpailutus on julkaistu Hilmassa 8.9.2023. Kysymysten jättöaikaan mennessä tuli neljä kysymystä, joihin kaikkiin annettiin vastaus määräaikaan mennessä. Kilpailutusdokumentissa havaittu virhe on korjattu 5.10.2023 ja korjauksesta on lähetetty viesti kaikille tarjoukseen tutustuneille, sekä julkaistu muutoksen tiedot Hilmassa. 

Tarjousta pyydettiin myös Hollolan Asuntotalot Oy:n, Hollolan Tilapalvelu Oy:n sekä Hollolan-Lahden vesilaitoskuntayhtymän tilintarkastuksesta. Lisäksi tarjousta on pyydetty myös seuraavista muista tilintarkastuspalveluista: tilintarkastajan asiantuntijatyö tarkastuslautakunnassa, muut tarkastuspalvelut kuten erillisrahoitettujen projektien tai hankkeiden rahoittajien edellyttämät tilintarkastukset, koulutus- tai muut asiantuntijapalvelut.

Valintaperusteena on ollut kokonaistaloudellinen edullisuus (paras hinta/laatusuhde), joka koostuu hinnasta, josta maksipisteet ovat 70 ja laadusta, josta maksimipisteet ovat 30. Vähimmäisvaatimukset ja hankinnan kohteen valintakriteerit on tarkemmin ilmoitettu tarjouspyynnössä, joka on liitteenä.

Määräaikaan 6.10.2023 klo 14:00 mennessä saatiin kaksi tarjousta. Tarjoajina KPMG OY ja Revisium Oy. Samana päivänä klo 14:06 tarkastuslautakunnan puheenjohtaja sekä hallinto- ja talousjohtaja avasivat tarjoukset. Tilaisuudesta tehtiin Tarjousten avauspöytäkirja (Liite), jonka allekirjoittivat molemmat osallistujat.

Tarjousvertailun (liitteenä, ilman liikesalaisuuksia) perusteella kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen on jättänyt KPMG Oy, jonka tarjouksen kokonaishinta yhteensä 35.010 euroa.

Hintapisteiden laskennassa kilpailutusjärjestelmä laski KPMG Oyn osalta päivähintojen pohjalta, ilman arvioituja työpäiviä ja Revisium Oy:n osalta päivähintojen ja arvioitujen tarkastuspäivien yhdistelmänä. Tämän takia hinnan vertailu tuli suorittaa erillisenä ja se tehtiin sekä ilmoitetut tarkastuspäivät huomioiden ja ilman ilmoitettuja tarkastuspäiviä. Laskentamenetelmä ei vaikuttanut lopputulokseen. Hintapisteiden osalta Revisium Oy sai täydet 70 pistettä ja KPMG 68,8 pistettä, kun vertailuna käytettiin päivähintaa ja tarjoajan arviota käytettävistä tarkastuspäivistä. Vaihtoehtoisesti vertailtaessa ilmoitettuja yksilöityjä päivähintoja ilman päiväarviota, korkeimmat pisteet 70 pistettä sai KPMG ja Revisium Oy 64,3 pistettä. Laatupisteiden osalta KPMG Oy sai täydet 30 pistettä ja Revisium 27.pistettä. Molemmilla hintapistelaskutavoilla kokonaispisteiltään edullisimman tarjouksen jätti KPMG Oy, eli järjestelmän ongelma ei vaikuttanut lopputulokseen.

Tarjouspyynnön mukaan tarjoajaa koskevat soveltuvuusvaatimukset tarkastetaan tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta. Tarjoajan tulee olla valmis toimittamaan tarjouspyynnössä mainitut asiakirjat kolmen vuorokauden sisällä pyynnöstä, jotta hankintapäätöksen tekeminen ei viivästy kohtuuttomasti. Todistukset eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Lisäksi tarjouskilpailun voittaneelta tarjoajalta pyydetään selvitykset seuraavista asioista: lyhyt kuvaus toimintatavoista tarkastuksen toteuttamisessa (yhteisön käyttämät keskeiset menettelytavat sekä tarkastusprosessit), lyhyt kuvaus tarkastuslautakunnalle tarjottavista tukipalveluista sekä kuvaus laadunvarmistusjärjestelmästä. Todistukset ja selvitykset pyydetään, kun tarkastuslautakunta on käsitellyt asian ja tehnyt tilintarkastajan valinnasta ehdotuksensa valtuustolle.

Merk: Kokouksessa pykälän osalta sihteerinä toimii lautakunnan puheenjohtaja.

Ehdotus

Esittelijä

Erkki Arvila, tarkastuslautakunnan puheenjohtaja, Erkki.Arvila@hollola.fi

Tarkastuslautakunta pyytää tarjouskilpailua voittanutta tarjoajaa toimittamaan soveltuvuutta koskevat todistukset sekä tarjouspyynnössä todetut selvitykset.

Tarkastuslautakunta ehdottaa valtuustolle, että tilintarkastusyhteisöksi toimikaudelle 2024-2026 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt KPMG Oy.

 

Päätös

Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.

Merk. Pykälän osalta sihteerinä toimii tarkastuslautakunnan puheenjohtaja.
Asiantuntijana kuultavana oli hallinto- ja talousjohtaja Turkka Rantanen.
Sihteeri Ville Valkonen poistui esteellisenä (edustusjäävi, hallintolaki 28.1 § kohta 2) kokouksesta pykälän esittelyn ja päätöksenteon ajaksi.

Esteellisyys

Ville Valkonen

Valmistelija

Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi

Perustelut

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat ja huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.

Hollolan kunnan hallintosäännön 44 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on kilpailutettava tilintarkastusyhteisö ja tehtävä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä. Hallintosäännön mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä tilintarkastusyhteisön. 

Tarkastuslautakunta on kilpailuttanut tilintarkastuspalvelut tilikausi ajanjaksolle 2024 - 2026, sisältäen option vuosille 2027- 2028. Tarjousta pyydettiin myös Hollolan Asuntotalot Oy:n, Hollolan Tilapalvelu Oy:n sekä Hollolan-Lahden vesilaitoskuntayhtymän tilintarkastuksesta. Lisäksi tarjousta on pyydetty myös seuraavista muista tilintarkastuspalveluista: tilintarkastajan asiantuntijatyö tarkastuslautakunnassa, muut tarkastuspalvelut kuten erillisrahoitettujen projektien tai hankkeiden rahoittajien edellyttämät tilintarkastukset, koulutus- tai muut asiantuntijapalvelut.

Tarkastuslautakunta esitää kilpailutuksen pohjalta valtuustolle kunnan tilintarkastusyhteisöksi KPMG Oy:tä. 

Ehdotus

Esittelijä

Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja, paivi.rahkonen@hollola.fi

Kunnahallitus merkitsee tietoonsa tarkastuslautakunnan ehdotuksen valtuustolle: Tarkastuslautakunta ehdottaa valtuustolle, että tilintarkastusyhteisöksi toimikaudelle 2024-2026 valitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättänyt KPMG Oy.

Päätös

Merkittiin tiedoksi.

Perustelut

Kuntalain 121 §:n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat ja huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta.

Hollolan kunnan hallintosäännön 44 §:n mukaan tarkastuslautakunnan on kilpailutettava tilintarkastusyhteisö ja tehtävä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä. Hallintosäännön mukaan valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä tilintarkastusyhteisön. 

Tarkastuslautakunta on kilpailuttanut tilintarkastuspalvelut tilikausi ajanjaksolle 2024 - 2026, sisältäen option vuosille 2027- 2028. Tarjousta pyydettiin myös Hollolan Asuntotalot Oy:n, Hollolan Tilapalvelu Oy:n sekä Hollolan-Lahden vesilaitoskuntayhtymän tilintarkastuksesta. Lisäksi tarjousta on pyydetty myös seuraavista muista tilintarkastuspalveluista: tilintarkastajan asiantuntijatyö tarkastuslautakunnassa, muut tarkastuspalvelut kuten erillisrahoitettujen projektien tai hankkeiden rahoittajien edellyttämät tilintarkastukset, koulutus- tai muut asiantuntijapalvelut.

Tarkastuslautakunta esitää kilpailutuksen pohjalta valtuustolle kunnan tilintarkastusyhteisöksi KPMG Oy:tä. 

Ehdotus

Esitys valtuustolle: Valtuusto valitsee tilintarkastusyhteisöksi toimikaudelle 2024-2026 kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen jättäneen KPMG Oy:n.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

Tiedoksi: Tarkastuslautakunta, kilpailutuksessa tarjouksen jättäneet yhteisöt, kunnan johtoryhmä, talouspäällikkö,  Hollolan Asuntotalot Oy:n toimitusjohtaja, Hollolan Tilapalvelu Oy:n toimitusjohtaja sekä Hollolan-Lahden vesilaitoskuntayhtymä hallituksen puheenjohtaja.

Liitteet

Oheismateriaali


Muutoksenhaku

Valitusosoitus

Tähän päätökseen haetaan muutosta kunnallisvalituksella.

Valitusoikeus

Päätökseen saa hakea muutosta se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä kunnan jäsen. Riita-asiat käsitellään käräjäoikeudessa. 

Valitusaika

Kunnallisvalitus on tehtävä 30 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Valitus on toimitettava valitusviranomaiselle viimeistään valitusajan viimeisenä päivänä ennen valitusviranomaisen aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa. Tiedoksisaantipäivää ei lueta valitusaikaan. Jos valitusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa valituksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Valitusperusteet

Kunnallisvalituksen saa tehdä sillä perusteella, että

  • päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä,
  • päätöksen tehnyt viranomainen on ylittänyt toimivaltansa tai
  • päätös on muuten lainvastainen.

Valittajan tulee esittää valituksen perusteet valitusviranomaiselle ennen valitusajan päättymistä.

Valitusviranomainen

Kunnallisvalitus tehdään Hämeenlinnan hallinto-oikeudelle.

Hämeenlinnan hallinto-oikeus
Postiosoite: Raatihuoneenkatu 1, 13100 Hämeenlinna
Käyntiosoite: Arvi Karistonkatu 5, Hämeenlinna
Sähköpostiosoite: hameenlinna.hao(at)oikeus.fi
Faksinumero: 029 564 2269
Puhelinnumero: 029 564 2210
Aukioloaika: maanantai-perjantai klo 8.00-16.15.

Valituksen voi tehdä myös hallinto- ja erityistuomioistuinten asiointipalvelussa osoitteessa https://asiointi.oikeus.fi/hallintotuomioistuimet/#/

Valituksen muoto ja sisältö

Valitus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Valituksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan muutosta (valituksen kohteena oleva päätös)
  • miltä kohdin päätökseen haetaan muutosta ja mitä muutoksia siihen vaaditaan tehtäväksi (vaatimukset)
  • vaatimusten perusteet
  • mihin valitusoikeus perustuu, jos valituksen kohteena oleva päätös ei kohdistu valittajaan. 

Valituksessa on lisäksi ilmoitettava valittajan nimi ja yhteystiedot. Jos puhevaltaa käyttää valittajan laillinen edustaja tai asiamies, myös tämän yhteystiedot on ilmoitettava. Yhteystietojen muutoksesta on valituksen vireillä ollessa ilmoitettava viipymättä hallintotuomioistuimelle.

Valituksessa on ilmoitettava myös se postiosoite ja mahdollinen muu osoite, johon oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat voidaan lähettää (prosessiosoite). Mikäli valittaja on ilmoittanut enemmän kuin yhden prosessiosoitteen, voi hallintotuomioistuin valita, mihin ilmoitetuista osoitteista se toimittaa oikeudenkäyntiin liittyvät asiakirjat. 

Valitukseen on liitettävä:

  • valituksen kohteena oleva päätös valitusosoituksineen
  • selvitys siitä, milloin valittaja on saanut päätöksen tiedoksi, tai muu selvitys valitusajan alkamisen ajankohdasta 
  • asiakirjat, joihin valittaja vetoaa vaatimuksensa tueksi, jollei niitä ole jo aikaisemmin toimitettu viranomaiselle

Oikeudenkäyntimaksu

Muutoksenhakuasian vireille panijalta peritään oikeudenkäyntimaksu sen mukaan kuin tuomioistuinmaksulaissa (1455/2015) säädetään. Ajantasainen tieto oikeudenkäyntimaksuista löytyy Tuomioistuinlaitoksen sivustolta https://oikeus.fi/tuomioistuimet/fi/index/asiointijajulkisuus/maksut/oikeudenkayntimaksuthallinto-oikeudessa.html

Tuomioistuinmaksulakiin linkki https://finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2015/20151455

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Hollolan kunnan kirjaamosta.
Postiosoite: PL 66, 15871 Hollola
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, Hollola
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Puhelinnumero: 044 780 1427
Kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00