Perustelut
Asiakirjamaksutaksa on päivitetty viimeksi vuonna 2015, joten on aika päivittää ko. päätös.
Kunnan viranomaisen asiakirjasta peritään kunnalle maksu seuraavien perusteiden mukaan, mikäli maksuista ei ole toisin määrätty. Perusteita sovelletaan myös tietojen antamiseen teknisen käyttöyhteyden avulla, muuten sähköisessä muodossa tai vastaavalla tavalla sekä tietojen antamiseen viranomaisen tietopalveluna.
Hollolan kunnan hallintosäännön "6 § Asiakirjahallinnon osalta kunnanhallitus päättää: kohta 28. asiakirjojen antamisesta perittävien maksujen perusteista ja euromääristä."
Hallintosäännön "42 § Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut" -perusteella pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Jos tiedon esille hakeminen vaatii erityistoimenpiteitä, tiedonhausta peritään kiinteä perusmaksu, joka porrastetaan haun vaativuuden mukaan. Kopiosta ja tulosteesta peritään tällöin kiinteän perusmaksun lisäksi sivukohtainen maksu. Alla esitetyt hinnat sisältävät arvonlisäveron.
Tavanomaisen tiedon antaminen
Tavanomaisena tietojen antamisena pidetään sellaisen asiakirjan kopion tai tulosteen antamista, joka on kokonaan julkinen tai josta salassa pidettävät osat ovat vaivatta poistettavissa. Asiakirjan on oltava lisäksi yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla tai sähköisesti pidetyn rekisterin hakutoimintojen avulla.
Tavanomaisen tiedon antamisesta peritään maksua seuraavin perustein:
· pöytäkirjanote, kopio tai muu tuloste, mustavalkoinen 0,50 € / sivu, värillinen 1,00 € / sivu.
Tavanomaisessa asiakirja- tai tietopyynnössä tiedon esille hakemisesta ja tiedon antamisesta ei peritä maksua.
Maksuttomat asiakirjat
Maksua ei peritä:
· pöytäkirjanotteesta, jolla päätös annetaan asianosaiselle tiedoksi
· sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään asianosaiselle sähköpostitse
· julkinen sähköisesti tallennettu asiakirja lähetetään tiedon pyytäjälle sähköpostitse
· asiakirjasta, joka annetaan valtion viranomaiselle kunnan hallintoon kohdistuvan, viranomaiselle säädetyn valvontatehtävän suorittamista varten
· asiakirjasta, josta lain tai muun säädöksen mukaan ei kuulu periä lunastusta tai maksua
· asiakirja, joka on lain mukaan annettava toiselle viranomaiselle
· pyydetyn asiakirjan antaminen kuuluu viranomaisen neuvonta-, kuulemis- tai tiedotusvelvoitteen piiriin
· kunnan omilta viranomaisilta tai laitoksilta
· kunnan viranhaltijan tai työntekijän pyytämästä työ- ja palvelutodistuksesta, palkkatodistuksesta tai asiakirjasta, jota tarvitaan kunnan virasta tai työsuhteesta johtuvan eläkkeen tai muun edun hakemista varten
· kun se on maksun perimisestä aiheutuviin kustannuksiin nähden kunnan edun mukaista.
Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antaminen
Tiedon antamisen katsotaan vaativan erityistoimenpiteitä sellaisissa tilanteissa, joissa pyydetty asiakirja tai tieto ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä rekisterien, luokittelujen, tunnisteiden tai hakutoimintojen avulla. Tilanteita, joissa asiakirja- tai tietopyyntö on asiallisesti rajoitukseton tai muutoin erittäin laaja pidetään erityistoimenpiteitä vaativina tiedonantotilanteina.
Mikäli asiakirjat, niiden määrästä riippumatta, sisältävät paljon salassa pidettäviä osia, joiden vuoksi niiden saattaminen annettavaan muotoon vaatii tavanomaista enemmän työaikaa, pidetään myös tällaisten salassa pidettävien osien poistamista asiakirjoista erityistoimenpiteitä vaativina tiedonantotilanteina.
Erityistoimenpiteitä vaativissa tilanteissa asiakirjan tai tiedon esille hakemisesta sekä annettavaan muotoon muuttamisesta peritään kiinteä perusmaksu, joka on porrastettu edellä mainittujen toimenpiteiden vaativuuden mukaan seuraavasti:
- normaali tiedonhaku (työaika 0,5–2 h) 25,00 €
- vaativa tiedonhaku (työaika 2–5 h) 60,00 €
- hyvin vaativa tiedonhaku työaika yli 5 h 100,00 €, enintään 1 työpäivä ja ylimenevältä ajalta 10 € / h
Perusmaksun lisäksi asiakirjajäljennöksistä, kopioista tai muista tulosteista, mukaan lukien sähköiseen muotoon muutetuista asiakirjoista, peritään sivukohtainen maksu 0,50 € mustavalkoisesta ja 1 € värillisestä sivusta. Kun asiakirjoja lähetetään postitse, peritään lähetyksestä todelliset postituskulut. Postimaksut sisältävät kulloinkin voimassa olevan arvonlisäveron. Postimaksua ei peritä, jos asiakirjasta ei peritä maksua.
Mikäli tiedonhakua pyydetään kiireellisenä, porrastettua perusmaksua voidaan korottaa kaksinkertaiseksi. Kiireellisenä pyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja tai tieto pyydetään toimittamaan kahden vuorokauden sisällä pyynnön tekemisestä.
Edellä mainitulla tavalla porrastettua kiinteää maksua sovelletaan myös tiedonhaun erityistoimia vaativan tiedon antamisessa asiakirjasta suullisesti sekä siihen, kun asiakirja annetaan viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi ja kun tieto lähetetään sähköpostin välityksellä.
Maksu peritään myös sähköisesti tallennetuista ja sähköisesti asiakkaalle lähetettävistä asiakirjoista, mikäli tiedonhaku sähköisistä rekistereistä edellyttää erityistoimenpiteitä vaativaa tiedonhakua.
Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta perittävästä maksusta ilmoitetaan asiakirjan tai tiedon pyytäjälle pyynnön selvittämisen aloittamisen yhteydessä, jolloin annetaan myös arvio työhön käytettävästä ajasta. Maksu peritään kuitenkin toteutuneen työhön käytetyn ajan mukaisesti.