Kunnanhallitus, kokous 18.9.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 217 Konsernipalvelut toimitilajärjestely

HOLDno-2023-690

Aikaisempi käsittely

Kunnanhallitus, 4.9.2023

Valmistelija

Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi

Perustelut

Hollolan kunnan Konsernipalveluiden palvelualue on vuonna 2022 pääosiltaan siirtynyt ns. Viirikukon tiloihin. Viirikukossa ei kuitenkaan ollut riittävästi tiloja, kaikkien toimintojen sinne siirtämiseksi. Osana Virastokorttelin kehittämistä, Virastotalolle jääneet toiminnot tulee siirtää sieltä pois vuoden 2023 kuluessa. Tähän liittyen esimerkiksi arkiston ja siihen liittyvien toimintojen siirtoa on valmisteltu väistötilojen rakentamisella. Arkiston osalta muutto tapahtunee loka-marraskuussa 2023. Muut Virastotalolla olevat toiminnot on valmisteltu siirrettäväksi osoitteeseen Keskuskatu 4, jossa oleva liiketila on kooltaan (114 m2) ja pohjaltaan suunniteltuun toimintaan soveltuva. Vuokra on 10€/m2 ja vuokra-aika alkaisi 1.10.2023. Tila vaatii pienehköjä kevyitä väliseiniä, osana tilan kalustamista.  Virastolla olevien varastoitujen tavaroiden siirtosuunnittelu jatkuu.

Hallintosäännön mukaisesti Kunnanhallitus päättää Konsernipalveluiden toimintojen tarvitsemien tilojen vuokralle ottamisesta (§6, kohta 97).

Kokouksessa siirtotilanteesta katsauksen antaa hallinto- ja talousjohtaja.

Ehdotus

Esittelijä

Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja, paivi.rahkonen@hollola.fi

Kunnanhallitus päättää vuokrata Konsernipalveluiden toimintojen käyttöön kohteen Keskuskatu 4 - liiketila 12 ja valtuuttaa elinvoimajohtajan allekirjoittamaan vuokrasopimuksen kunnan puolesta.

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi

Perustelut

Nykyiset arkistokäytössä olevat tilat sijaitsevat Hollolan kunnanvirastolla. Virastokorttelin kehittämiseen liittyen on vuoden 2023 aikana tarkoituksenmukaista siirtää Virastotalon toiminnot muihin tiloihin. Arkistoaineisto ja työskentelytilat on sijoitettava tilapäiseen väistötilaan ennen uuden arkistotilan valmistumista. Soveltuvien väistötilojen selvitys on tehty vuosien 2022-2023 aikana ja selvityksen tuloksena on kunnan varikolta Mallasharjuntieltä varattu noin 185 m2 tila, johon arkistotoiminta voidaan siirtää. Arkiston siirto edellyttää arkistolainsäädännön sekä ohjeiden mukaiset olosuhteet ja niiden aikaansaamiseksi tarvittavat koneet ja laitteet sekä arkistokalusteet väistötilaan. Kokonaisuutena toimenpiteenä on hallirakennuksen osan muutos kunnan arkistotiloiksi, väliaikaisena arkiston väistötilana. Arkistotilan edellyttämien muutostöiden valmistuttua, keskusarkisto siirtyy nyt kyseessä olevaan kohteeseen. Muuton oletetaan ajoittuvan loka-marraskuulle 2023. Kohde sijaistee kunnan omistamassa kiinteistössä ja siitä ei aiheudu kunnalle ulkoista vuokramenoa. Muutostöiden kustannukset huomioidaan kunnan kirjanpidossa investoinneista tehtävinä poistoina. Muutostöiden kustannukset eivät johda vuoden 2023 kokonaisinvestointitarpeen nousuun.

Hallintosäännön mukaisesti Kunnanhallitus päättää Konsernipalveluiden toimintojen tarvitsemien tilojen vuokralle ottamisesta (§6,​ kohta 97).

Kokouksessa siirtotilanteesta katsauksen antaa hallinto-​ ja talousjohtaja.

Ehdotus

Esittelijä

  • Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja, paivi.rahkonen@hollola.fi

Kunnanhallitus päättää vuokrata arkiston väistötilaratkaisuksi arkistotoimintojen käyttöön kohteen Mallasharjuntieltä. 

Päätös

Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.

Tiedoksi

tietopalvelusihteeri, elinvoimajohtaja

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Riita-asia käsitellään käräjäoikeudessa.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Hollolan kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Hollolan kunta.

Hollolan kunta / Kirjaamo
Postiosoite: PL 66, 15871 Hollola
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, 15870 Hollola
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Puhelinnumero: 044 780 1427

Kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite, puhelinnumero ja muut asian hoitamiseksi tarvittavat yhteystiedot. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Hollolan kunnan kirjaamosta.