Perustelut
Hollolan kunnan hallintosäännön §23 sopimusten hallinta mukaisesti, tarkemmat ohjeet sopimushallinnasta antaa kunnanhallitus. Toimielin tai kunnanjohtaja/palvelualuealuejohtaja/palvelujohtaja, jonka vastuutehtäviin sopimus kuuluu, vastaa sopimuksien lainmukaisuudesta, tarkoituksenmukaisuudesta ja valvonnan järjestämisestä. Hallintosäännön kohta perustuu kuntalain 90 §:n 1 momentin 1 kohdan f alakohtaan, jonka mukaan hallintosäännössä annetaan tarpeelliset määräykset sopimusten hallinnasta.
Hallinnollisen kokonaisvastuunsa kautta, kunnanhallitus vastaa sopimusohjauksen toimeenpanosta muun muassa sopimushallinnan periaatteilla sekä hankintaohjeella.
Sopimushallinnan ohjeet koskevat koko kuntakonsernia. Ohjeistus on tarkoitettu kaikille kunnan viranhaltijoille ja työntekijöille, jotka osallistuvat sopimushallintaan eri rooleissaan, kuten sopimusten sisällön valmistelijana, sopimusyhteyshenkilönä, allekirjoittajana, tallentajana tai käyttäjänä. Ohje on muotoiltu Suomen Kuntaliiton Kuntien ja hyvinvointialueiden sopimushallinnan ohjeet mallipohjan perusteella.
Sopimushallinnan ohjeessa ohjeistettaisiin ohjeen tarkoituksesta ja soveltamisalasta, sopimuksiin ja sopimushallintaan liittyvästä toimivallasta ja vastuista, sopimuksiin vaikuttavasta lainsäädännöstä ja sopimustyypeistä, sopimusten tekemisen menettelytavoista, valmistelusta, laadinnasta, sisällöstä, allekirjoittamisesta, toimeenpanosta, seurannasta ja päättymisestä sekä sopimusten julkisuudesta, tietosuojasta ja tiedonhallinnasta.
Sopimushallinnan ohje on luonteeltaan yleisohje, jolla annetaan kuntatasoiset yleiset sopimushallinnan linjaukset ja suositukset. Yksityiskohtaisen ja kaikkien eri sopimustyyppien erityispiirteet huomioivaa sopimushallinnan ohjetta ei katsottu tarkoituksenmukaiseksi laatia, koska erilaisia sopimustyyppejä on lukuisia ja niiden laadintaan ja hallintaan vaikuttavat useat eri säädökset. Yksityiskohtainen ohje olisi todennäköisesti vanhentunut nopeasti sääntelyn ja viranomaisohjeiden muuttuessa. Tarkemmille ohjeille on kuitenkin myös tarvetta, jonka vuoksi ohjeessa ehdotetaan, että asiakirjahallintoa ja arkistotointa johtava viranhaltija voisi antaa tarkempia ohjeita sopimusasiakirjojen säilyttämisestä ja arkistoinnista.
Sopimushallinnan ohjetta on käsitelty 8.9.2025 kunnan johtoryhmässä.
Hyväksyttäväksi esitettävä sopimushallinnan ohje on liitteenä.
Kokouksessa asiaa esittelee hallintopäällikkö Kattainen.