Valmistelija
Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi
Perustelut
Provincia Oy:n yhtiökokous järjestetään 24.4.2025. Yhtiökokouskutsu liitteineen on tämän pylänä liitteenä.
Kokouksen asialistalla ovat täten seuraavat asiat:
- Kokouksen avaaminen ja järjestäytyminen
- Läsnäolijoiden ja äänivallan toteaminen
- Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus, sekä esityslistan hyväksyminen
- Vuoden 2024 tilinpäätöksen esittely
- Tilinpäätöksen vahvsitaminen
- Taseen osoittaman voiton käyttäminen
- Vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle
- Hallituksen palkkiosta päättäminen
- Hallituksen jäsenten määrästä päättäminen
- Hallituksen kokoonpano
- Tilintarkastusyhteisön valinta
- Nimitystoimikunnan jäsenten valinta (lisäys 8.4.2025)
- Hyvä hallintotapa -ohjeen hyväksyntä.(lisäys 8.4.2025)
- Muut asiat
Yhtiökokouksessa saadaan lähtökohtaisesti päättää vain asiasta, joka on riittävän selkeästi mainittu ja yksilöity kokouskutsussa. Yhtiökokouskutsussa 28.3.2025 ollutta esityslistaa on täydennetty 8.4.2025 perustuen esityslistan virheeseen, puuttuvat kohdat on lisätty yllä olevalle asialistalle. Yhtiöjärjestyksen mukaan: Kutsu yhtiökokoukseen on toimitettava osakkeenomistajille todistettavasti kirjallisesti aikaisintaan neljä (4) viikkoa ja viimeistään kahdeksan (8) päivää ennen kokousta. Yhtiöjärjestyksen mukainen ilmoitusaika mahdollistaa nyt esitetyn korjauksen, mutta asian selventämiseksi asia on hyvä kunnan edustajan pyytää merkittäväksi pöytäkirjaan kohdassa 5: Esityslistan hyväksyminen.
Kohdassa 7 "Tilinpäätöksen hyväksyminen" on esittelytekstissä tuotu esiin tilinpääötksessä oleva oikaisua edellyttävä virhe. Kirjanpitolain mukaisesti: ”Tositteen, kirjanpidon tai muun kirjanpitoaineiston sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa tilinpäätöksen laatimisen jälkeen.” Hallituksen allekirjoittamaa tilinpäätöstä ei voida siis muuttaa, ilman hallituksen uutta tilinpäätöksen laadintaa ja allekirjoitusta. Nyt esillä oleva virhe ei vaikuta olennaisesti oikean ja riittävän kuvan saamiseen yhtiön tilanteesta ja siksi kyseinen oikaisu voidaan tehdä esitetyllä tavalla.
Kokousedustajalle maksetaan tehtävään liittyen valtuuston päätöksen mukaisesti toimituspalkkio, sekä matkakulut, mikäli Provicia Oy ei korvauksia kokousedustajalle suorita. Edustajan tulee hakea ko korvauksia erillisellä sähköisellä kulukorvauslomakkeella, hallinto- ja talousjohtajalle osoitettuna.
Vuoden 2024 varsinaiseen yhtiökokoukseen Kunnanhallitus valitsi yhtiökokousedustajaksi Erkki Arvilan ja varaedustajaksi Kari Hyytiän, sekä antoi toimintaohjeistukseksi yhtiökokousedustajalle esittää yhtiön hallituksen jäseneksi Pasi Pasasta.
Ehdotus
Esittelijä
Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja, paivi.rahkonen@hollola.fi
Kunnanhallitus nimeää Hollolan kunnan yhtiökokousedustajan ja varaedustajan Provincia Oy:n yhtiökokoukseen 24.4.2025 ja antaa edustajalleen ohjeet:
- Esittää asiakohdassa 5 "Esityslistan hyväksyminen" merkittäväksi pöytäkirjaan: Yhtiökokouskutsua 28.3.2025 on täydennetty 8.4.2025 perustuen kokouskutsun ja esityslistan väliseen ristiriitaan. Korjaus on lähetetty osakkaille 8.4.2025 ja siten se täyttää yhtiöjärjestyksen kirjauksen kutsun lähettämisestä vähintään 8 päivää ennen kokousta.
- Hyväksyä tilinpäätöstä koskevat asiat
- Esityksestä hallitusjäseneksi
- Hyväksyä esitys tilintarkastusyhteisön valinnasta
sekä tarvittavat muihin päätöspykäliin liittyvät ohjeistukset.
Päätös
Kunnanhallitus nimesi Provincia Oy:n yhtiökokoukseen 24.4.2025 Hollolan kunnan yhtiökokousedustajaksi Erkki Arvilan ja varaedustajaksi Kari Hyytiän, sekä antoi edustajalleen ohjeeksi
- Esittää asiakohdassa 5 "Esityslistan hyväksyminen" merkittäväksi pöytäkirjaan: Yhtiökokouskutsua 28.3.2025 on täydennetty 8.4.2025 perustuen kokouskutsun ja esityslistan väliseen ristiriitaan. Korjaus on lähetetty osakkaille 8.4.2025 ja siten se täyttää yhtiöjärjestyksen kirjauksen kutsun lähettämisestä vähintään 8 päivää ennen kokousta.
- Hyväksyä tilinpäätöstä koskevat asiat
- Esityksestä hallitusjäseneksi Pasi Pasanen
- Hyväksyä esitys tilintarkastusyhteisön valinnasta
Merk. Asiantuntijakuultavana Anna-Kaisa Packalen, toimitusjohtaja Provincia Oy