Kunnanhallitus, kokous 17.6.2024

Perustelut

Kuntalain §39 mukaisesti Hollolan kunnanhallitus vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta. 

Hankintaohjeilla pyritään antamaan käytännön läheistä ohjausta hankintojen tekemiseen. Hankintaohjeissa määritellään mm. pienhankinta, hankintaprosessi, tarjouspyyntö, hankintapäätös ja -sopimus sekä ohjeistetaan sähköisen kilpailutusjärjestelmä Cloudian käyttöön.

Hollolan kunnan hankintaohje on viimeksi päivitetty 7.10.2019 ja kuluvan vuoden aikana on tullut esille tarve päivittää hankintaohjetta, eritysesti täsmentäen pienhankintarajoja ja hankintojen hallinnollista käsittelyä.

Hankintoja ohjaavaa Hankintalakia sovelletaan vain EU-kynnysarvot ja kansalliset kynnysarvot ylittäviin hankintoihin. Kansallinen hankintaraja (ns pienhankinta) on "Tavarat, palvelut ja suunnittelukilpailut" hankinnoissa 60 000 euroa. Nykyisessä hankintaohjeessa pienhankintojen raja-arvoksi Hollolan kunnassa on määritetty 15 000 euroa ja sitä suuremmat hankinnat tulee kilpailuttaa Cloudia järjestelmässä. Nopeasti ilmaantuvissa hankintatilanteissa, nykyinen raja on havaittu kankeaksi ja prosessia hidastavaksi. Myös yrittäjäsektorilta on tullut palautetta, että nykyistä pienhankintarajaa tulisi nostaa. Nyt esitettävässä hankintaohjeessa, pienhankintaraja on nostettu 30 000 euroon, eli puoleen hankintalain mukaisesta kilpailutusrajasta. Esitetyn yli 30 000 euron hankinnat on kilpailutettava Cloudian pienhankintaosiolla. Näistä hankinnoista tehdään viranhaltijapäätös CaseMissa. Vähäisiä hankintoja (alle 30 000 euroa) voi tehdä suoraan kilpailuttamatta, mutta myös tällöin on mahdollisuuksien mukaan syytä selvittää vallitseva hintataso esim. sähköpostikyselyillä kolmelle yritykselle. 

Hallinnollisen käsittelyn osalta on täsmennetty pienhankintojen dokumentointia (3.1). 

Hankintaohjeessa on myös täsmennetty hankintojen hallinnollista käsittelyä kunnan asianhallintajärjestelmässä. Hankintaprosessin osalta on täsmennetty: Diaarinumeron käsittely Cloudiassa (7.4.1), muiden kuin Cloudia-järjestelmän kautta tulleiden tarjousten käsittely (7.5.1), hankintapäätöksen liitteistä (7.6), sekä hankinta-asiakirjojen julkisuus ja arkistointi (8.) 

Päätösehdotuksen mukainen hankintaohje on esityslistan liitteenä.

Kunnanhallitus antaa tarvittaessa hankintaohjeita täydentäviä lisäohjeita.

Perustelut

Hollolan kunnan hallintosäännön mukaan kunnanhallitus päättää hankintalinjaukset ja hankintaohjeet. Kunnanhallitus on hyväksynyt Hollolan kunnan hankintaohjeet kokouksessaan 26.10.2020.  

Hankintaohjeisiin on tehty päivitykset seuraaviin kohtiin:

Kohta 1

• lisätty kuntastrategian arvot

Kohta 2.1.

• lisätty ohje koskien erityisalojen hankintoja: koskee Hollolan vesihuoltolaitoksen hankintoja

Kohta 2.2.

• ohjeita koskien tilaajavastuulain huomioimista on täsmennetty

Kohta 2.4.

• kohdassa ohjeistetaan, miten sopimuksissa varaudutaan mahdollisiin häiriötilanteisiin

Kohta 3.2.

• EU -kynnysarvot ovat muuttuneet

Kohta 5.1.

• DPS kilpailutukset eli dynaaminen hankintajärjestelmä on tullut uutena hankintamuotona

Kohta 5.2.

• ohjeisiin on listattu kattavammin sidosyksikköhankinnat

Kohta 7.7.

• kunnassa on käytössä sähköinen Visma XSign allekirjoituspalvelu, jota on käytettävä mahdollisuuksien mukaan sopimusten allekirjoituksessa

Ohjeissa on lisäksi täsmennetty tarjous- ja sopimusasiakirjojen käsittelyä sekä tehty pieniä tarkennuksia ohjeen eri kohtiin.