Valtuusto, kokous 24.4.2023

Perustelut

Hollolan keskuskorttelien kehittäjäkumppanin kilpailutus

Hollolan kunta käynnisti 27.8.2021 julkaistulla hankintailmoituksella tarjouskilpailun Hollolan kunnan keskuskorttelien kehittäjäkumppanin valinnasta. Kunnan tavoitteena on kehittää kuntakeskuksen keskeiselle paikalle keskuskortteleihin toimivia ratkaisuja mm. asuminen, palvelut, liikkuminen ja tekeminen huomioiden, yhteistyössä kehittäjäkumppanin kanssa. Tarjouspyyntö ja kumppanuussopimusluonnos liitteinä.

Kehityksen kohteena olevat korttelit ovat virastokortteli 206 sekä viereinen liikekiinteistökortteli 205. Virastokorttelissa sijaitsevan virastorakennuksen osalta kunta on tehnyt periaatepäätöksen keväällä 2018. Päätöksen mukaan kunnan ensisijainen tavoite on kuntakeskuksen elinvoiman kasvattaminen ja yksityisten palvelujen lisääminen keskustan alueella. Päätöksen mukaan nykyinen virastorakennus puretaan. 

Virastokorttelissa rakennusoikeutta on nykyisessä kaavassa 7000 brm2 ja liikekiinteistökorttelissa 6800 brm2. Hankinnan kohteen kortteleissa sijaitsevat tilat ovat tällä hetkellä tyhjillään, paitsi liikekorttelissa olevissa tiloissa on määräaikaisesti kulttuuritalon toimintoja. Se, missä laajuudessa Virastokorttelissa sijaitsevassa sisäilmaongelmista kärsivä virastorakennus tulisi purettavaksi, on auki oleva kysymys. Asia ratkaistaan kaavoitusprosesessissa vastuumuseon vaatimalla tavalla.

Kehittäjäkumppanin tehtävänä on kunnan määrittämien ehtojen ja suuntaviivojen mukaisesti laatia kehityssuunnitelma (kehitysvaihe) keskuskorttelien alueen kehittämiseksi. Kehitysvaihe jatkuu suunnittelu- ja kaavoitusvaiheena sekä toteutusvaiheena. Viimeksi mainittu toteutetaan kaupallisin ehdoin, ja kunta on kaupallisessa kohteessa vuokralaisena, mikäli se prosessin myöhemmässä vaiheessa päättää ottaa tulevista rakennuksista tiloja vuokralle kunnan omiin tarpeisiin. 

Keskustakorttelin etenemisvaiheet

Valitun kehittäjäkumppanin tarkoituksena on tuottaa muun ohella asiantuntijapalveluita seuraavasti:

1. Kehitysvaiheen asiantuntijapalvelut:

Hollolan kunnan keskustakorttelin kehittämiskonseptin laatiminen Hollolan kuntakeskuksen elävöittämiseksi ja uusien toimintojen saamiseksi alueelle, konsepti-idea liitteenä. Valittu kumppani vastaa Kehitysvaiheen toteutuksesta yhdessä Hollolan kunnan asiantuntijoiden kanssa. Kehitysvaihe tulee saada päätökseen 31.12.2022 mennessä, jonka jälkeen kehitysvaiheen työn tulokset arvioidaan kunnan toimesta. Valittu kumppani veloittaa asiantuntijapalveluista lopullisessa tarjouksessa antamiensa tuntihintojen mukaisesti.

Kehittäjäkumppani osallistuu pyynnöstä kunnan ohjausryhmän kokouksiin.

2. Suunnittelu- ja kaavoitusvaihe

Suunnittelu- ja kaavoitusvaiheeseen siirrytään mahdollisimman pian Kehitysvaiheen jälkeen, elleivät osapuolet (kunta ja kehittäjäkumppani) päätä tässä vaiheessa keskeyttää hanketta. Erillistä päätöstä jatkamisesta ei tehdä eikä edellytetä, vaan kehitysvaihe jatkuu ilman erillistä sopimusta, mutta osapuolilla on myös oikeus ennen tähän vaiheeseen siirtymistä vetäytyä kumppanuussopimuksesta (exit-mahdollisuus). Kumppanuussopimuksen ehtoja sovelletaan tähän vaiheeseen. Suunnittelu- ja kaavoitusvaiheen kustannusten korvaus tapahtuu kumppanuussopimuksen mukaisesti. Suunnitteluvaraus myönnetään 3 vuodeksi.  

3. Toteutusvaihe

Kokonaisvaltainen kehittäminen jatkuu kehitysvaiheen sekä suunnittelu- ja kaavoitusvaiheen jälkeen toteutusvaiheessa, mikäli osapuolet päättävät siirtyä toteutusvaiheeseen. Suunnittelu- ja kaavoitusvaiheen päätyttyä kunta:

a)                   päättää kehitysvaiheen sekä suunnittelu- ja kaavoitusvaiheen tulosten hyväksyttävyydestä kunnan kannalta sekä siihen liittyvistä jatkokehitystarpeista,

b)                   jatkotoimiin liittyvistä reunaehdoista kunnan kannalta, 

c)                   päättää mahdollisista muista maankäyttöön liittyvistä toimista,

d)                   päättää mahdollisesta tilojen vuokrauksesta kunnan tarpeisiin kohteessa ja siihen liittyvistä ehdoista

Suunnitteluvaraukseen / mahdolliseen tontinluovutukseen liittyvät päätökset tehdään maankäytöllisistä lähtökohdista kuntalain mukaisessa menettelyssä erillisessä päätöksentekoprosessissa, mutta luonnollisesti koordinoidusti suunnittelutyön etenemisen kanssa. Suunnitteluvaiheen aikana kunta päättää tarpeellisessa laajuudessa ko. maa-alueen luovutuksen tarkemmista ehdoista kuntalaissa edellytetyllä tavalla (markkinahintaan).

Maa-alueiden luovutus tapahtuu joko myyntinä tai vuokrauksena kuntalain edellyttämässä muodossa. Hinnoittelu perustuu kummassakin vaihtoehdossa kahden ulkopuolisen kiinteistöarvioitsijan tekemiin arvioihin. Tontinluovutusta koskeva päätös tehdään samassa yhteydessä toteutusvaiheen käynnistämistä koskevan päätöksen kanssa. Päätöksen tekee kunnanvaltuusto.

Samaten tuossa vaiheessa päätetään kehittäjäkumppanin siinä vaiheessa tekemään tarjoukseen sisältyvien, tilojen mahdollista vuokrausta koskevien ehtojen hyväksyttävyydestä. 

Kunta päättää mahdollisimman pian kehitysvaiheen käynnistyttyä siitä, otetaanko suunnittelun lähtökohdaksi myös kunnan osallistuminen vuokralaisena hankkeeseen. Kunta päättää erikseen lopullisesta vuokrasopimuksesta ja sen ehdoista. Tätä koskeva päätös tehdään sitovalla tavalla vasta toteutusvaihetta koskevan päätöksenteon osana.

Sekä kehitysvaiheessa että suunnittelu- ja kaavoitusvaiheessa syntyvät suunnitelmat ovat kunnan omaisuuttaa siinä laajuudessa kuin kunta on niistä maksanut.   

Toteutusvaihe toteutetaan Kehittäjäkumppanin johdolla kaupallisin ehdoin. Kyse on optiosta sekä kunnalle että Kehittäjäkumppanille siinä mielessä, että kummallakin osapuolella on oikeus vetäytyä hankkeesta (exit) kehitysvaiheen valmistuttua, mikäli suunnitteluvaiheen aikana laadituista suunnitelmista tai kunnan hankkeelle päättämistä ehdoista tai ulkopuolisista seikoista (esim. suojelupäätökset) johtuu, että hankintasopimuksen osapuoli ei katso hankkeen täyttävän sen sille asettamia tavoitteita. Tämä tarkoittaa, että toteuttamisesta päätetään erikseen, ja kunnan kannalta merkitystä luonnollisesti tullaan antamaan, miten suunnitelmat täyttävät kunnan sille asettamat tavoitteet. Suunnitelmat tulee laatia siten, että ne ovat toteutettavissa kaupallisista lähtökohdista ottaen kuitenkin huomioon, mitä on sanottu kunnan mahdollisesta roolista myös vuokralaisena.

Kunta päättää erikseen osallistumisestaan mahdollisena vuokralaisena hankkeeseen. Kunta pyrkii tekemään tilatarvetta sekä muutoin suunnittelutyötä varten tarvittavia edellytyksiä koskevat päätökset kevään 2022 aikana. Tämä tarkoittaa sitä, että kunnan mukanaolo hankkeessa tässä roolissa pyritään määrittämään hyvissä ajoin Kehitysvaiheen aikana. Toisin sanoen Hollolan kunnan mahdolliset tilatarpeet ja alustava sitoumus tilojen vuokraamisen osalta määritetään/täsmennetään Kehitysvaiheen aikana.

Toteutusvaiheesta allekirjoitetaan erillinen sopimus. Samaten päätetään tässä vaiheessa sitovalla tavalla kunnan mukaantulosta vuokralaisena hankkeeseen ja sitä koskevista tarkemmista ehdoista, ml. vuokrakauden pituus, lähtökohtaisesti 20 vuotta

Hanakintamenettely ja osallistujien valinta

Kehittämiskumppanin valinta on toteutettu käyttämällä hankintalain 5 luvun 34 §:ssä tarkoitettua neuvottelumenettelyä hankintailmoitus- ja tarjouspyyntöaineistossa tarkemmin kuvatulla tavalla. Menettelyn ensimmäisessä vaiheessa hankintayksikkö julkaisi hankintailmoituksen ja osallistumispyynnön, jolla ehdokkaita pyydettiin jättämään osallistumishakemukset. Hankintailmoituksessa ja osallistumispyynnössä oli asetettu ehdokkaiden soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset.

Hankintayksikkö teki 14.10.2021 menettelyyn valituista osallistumishakemuksen jättäneistä päätöksen valitusosoituksineen, jolla menettelyyn valittiin ainoa soveltuvuusvaatimukset täyttänyt hakija eli Wasa Group Oy, joka muodosti tarjouskonsortion alihankkijoidensa Muuan Arkkitehdit Oy:n ja WSP Finland Oy:n kanssa.

Neuvottelut

Ehdokkaan ja hankintayksikön välillä on käyty kaksi neuvottelukierrosta, joissa ehdokas on esitellyt toimintaansa ja toimintamalliaan, näkemyksiään palvelutuotannosta sekä kommentoinut luonnoksia tarjouspyyntömateriaaliksi. Neuvottelujen päätteeksi ehdokkaalle toimitettiin lopullinen tarjouspyyntö 16.1.2022. 

Saadut tarjoukset

Määräaikaan, 31.3.2022 klo 15.00 mennessä, mennessä kunta vastaanotti tarjouksen Wasa Group Oy:lta, joka jätti tarjouksen alihankkijoinaan Muuan Arkkitehdit Oy ja WSP Finland Oy. Tarjouslomake ja psrojektisuunnitelma liitteinä.

Tarjous käsitti tarjouspyynnön vaatimusten mukaisesti seuraavat dokumentit:

- tarjouslomake työmääräarvioineen ja tuntihintoineen, mikä Kehitysvaiheen osalta käsittää 1772 tuntia työtä, joka tekee tarjouksen mukaisine tuntihintoineen 189.910,00 euroa. Työmääräarvio koskee vain kehitysvaihetta.
- ​​​​konsepti-idea
- projektiorganisaatio ja -suunnitelma
- referenssiluettelo (liikesalaisuus)
- suunnittelijoiden ansioluettelo (liikesalaisuus)

Kunta on arvioinut tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi.

Saadun tarjouksen sisältö

Wasa Group Oy:n tarjouksen katsottiin täyttävän tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset sekä vastaavan muutoinkin kumppanuudelle vertailukriteereissä asetettuja tavoitteita.

Tarjous arvioitiin ottaen huomioon tarjouspyynnössä määritetyt arviointikriteerit:
a. konsepti-idean arvioitavissa oleva myönteinen vaikutus kunnan keskustan elinvoiman, viihtyisyyden ja palvelutarjonnan tarkoituksenmukaisuuden kannalta
b. toteutukseen osoitetun henkilöstön vähimmäisvaatimukset ylittävä pätevyys ja kokemus ja arvioitavissa oleva kyky viedä hanketta eteenpäin osapuolten kannalta tarkoituksenmukaisella tavalla
c. kehitysvaiheen kustannukset kunnalle: kehitysvaiheen työryhmän tuntihinnat työntekijöittäin tai työntekijäryhmittäin määriteltynä sekä kokonaistyömääräarvio. Wasa Group Oy:n tarjous sisältää kehitysvaiheen       työmääräarvion tuntihintoineen. Työmääräarvio kehitysvaiheesta on Kehittämisvaiheen työmääräarvio. Kehittämisvaiheen suunnittelun tarkempi työmääräarvio on 236 htp käsittäen 1772 tuntia, ja tarjoukseen sisältyvillä SKOL-luokituksen mukaisilla hinnoilla 189 910,00 € (alv. 0%). Vastaavat tarjoushinnat ovat voimassa mahdollisine indeksikorotuksineen suunnittelu- ja kaavoitusvaiheessa, josta ei ole esitetty työmääräarviota.
d. kunnalle aiheutuvan pääomakustannuksen määrittävän kriteerin tarkoituksenmukaisuus, mikäli toteutettavaan kokonaisuuteen tulee sisältymään kunnan tarpeisiin rakennettavia tiloja.  

Muuta huomioon otettavaa

Suunnittelu- ja kaavoitusvaiheen osalta Kumppanilta tulee saada työmääräarvio ennen tähän vaiheeseen siirtymistä. 

EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa sekä kansallisen kynnysarvon ylittävässä liitteen E palveluhankinnassa tai käyttöoikeussopimuksessa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika).                  

Esitetystä kumppanuusjärjestelystä tehdään erillinen kumppanuussopimus lopullisen tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti. Kumppanuussopimus ei synny vielä hankintapäätöksen tiedoksiannolla vaan vasta sopimuksen allekirjoittamisella.

Hankintayksiköllä on oikeus keskeyttää hankintamenettely hankintalain 125 §:n mukaisesti missä tahansa vaiheessa ennen sopimusten allekirjoittamista ja olla tekemättä sopimusta tarjoajan kanssa, jos siihen ilmenee todellinen ja perusteltu syy, tai jos toimivaltainen toimielin päättää menettelyn päätteeksi, että sopimusta ei tehdä.

Tausta-aineistosta löytyy valtuustoseminaarin 6.4. diat.

Perustelut

Elinvoimavaliokunta päätti kokouksessaan 19.4.2022 § 33 hyväksyä keskuskorttelien kehittäjäkumppaniksi Wasa Group Oy:n, jonka projektiorganisaatioon kuuluvat alihankkijoina Muuan Arkkitehdit Oy ja WSP Finland Oy. Kehittämisvaihe alkoi aloituspalaverilla kesäkuussa 2022. Kehittäjäkumppanin toimesta on laadittu konsepti-idean pohjalta kehityssuunnitelma, joka sisältää näkemyksen kehittämisalueen mahdollisuuksista.

Tavoitteen mukaisesti hanke ottaa huomioon mm. mahdollisuudet majoitukselle, asumiselle, kaupalle, ravintoloille, liikehuoneistoja erilaisille palveluntarjoajille sekä tiloja kuntalaisaktiviteetteihin (liikunta, harrastukset ja kulttuuri). Suunnitelman keskiössä on torielämä ja hyvä saavutettavuus. Liikenne ja pysäköintiratkaisujen osalta on tavoiteltu toimivuutta ja palveluiden esteetöntä saavutettavuutta. Kehittämissuunnitelmassa on otettu huomioon kunnan tilatoiveet.

Työtä on edistetty aktiivisesti kehittäjäkumppanin kanssa. Suunnitteluryhmä on kokoontunut 9 kertaa ja ohjausryhmä 4 kertaa. Ohjausryhmässä on ollut edustettuna kaikkien poliittisten ryhmien puheenjohtajat, jotta kehittämissuunnitelmassa on tullut huomioon otetuksi myös poliittinen tahtotila kuntakeskustan uudistamisessa. Työhön sisältyi ideoiden ja tarpeiden koonti kuntalaisilta ja keskeisiltä sidosryhmiltä. Kunnan toimitilojen tilaohjelma on määritetty henkilöstölle tehdyn tarvekyselyn ja ohjausryhmän kannanottojen mukaisesti.

Ohjausryhmä hyväksyi kokouksessaan 7.3.2023 liitteenä 1 olevan kehittämissuunnitelman käsiteltäväksi päätöksentekoelimissä. Kehittämissuunnitelmaa esiteltiin valtuustoseminaarissa 16.3.2023.

Kaavoitusvaihe

Keskustakortteleiden kaavoitusvaiheen alue on määritelty hyväksytyssä kaavoitusohjelmassa 2023. Kaavoitusvaihetta edistetään kehitysvaiheen pohjalta.

Sopimuskumppanin kanssa on aloitettu tammikuussa neuvottelut kaavoitus- ja suunnitteluvaiheeseen siirtymisestä. Kaavoitusvaiheen kaavoitustyön ja siihen liittyvien selvitysten kustannusarvio on noin 200 000 - 250 000 euroa.

Kaavoitusvaihetta seuraavat talonsuunnittelu- ja toteutusvaiheet. Niihin siirtymisestä päätetään erikseen.

Kortteli A

Keskustan kehittämisen osalta yksi kunnan tärkeimmistä tavoitteista on toteuttaa keskustakortteliin näyttävyyttä, mikä on tarkoittanut korkeaa rakentamista. Kehittämissuunnitelmassa korkea rakentaminen on esitetty kortteliin A yhteensä 10 kerrosta. Rakennukseen sijoitetut julkiset tilat eli Hollola-talon osuus kohdentuu kerroksiin 1-4. Hybridikorttelin toteutuksen haasteena on se, että sijoittajat suhtautuvat hybridikortteleiden rahoittamiseen kriittisesti. Tämän vuoksi 10 kerroksisen rakennuksen toteuttaminen on mahdollista, kun hybridikorttelissa on luotettavat maksukykyiset asiakkaat.​ Näihin 5-10 kerroksen tiloihin on suunniteltu vuokra-asumista, joiden vuokrauksesta ja hallinnoinnista vastaisi Hollolan kunnan 100 % omistama Hollolan Asuntotalot Oy. Hollolan kunta osakeyhtiön omistajana kantaa viime kädessä edelleenvuokraukseen liittyvän mahdollisen riskin.

Kunnan toimitilojen kustannusvaikutus on noin 1,2 M€/vuosi, joka on 25 vuoden sopimuskauden aikana noin 30-32 M€.​​

Kustannusvaikutus Hollolan Asuntotalot Oy:n osalta noin 500 t€/vuosi, joka on 25 vuoden sopimuskauden aikana noin 12,5 M€.​

Korttelit B ja C

WasaGroup kehittää omalla riskillään ja kustannuksellaan erikseen valitsemiaan hankkeita kortteleissa B ja C sekä  korttelissa A (mm. ravintola- ja liiketilat). Kunnan vuokrattavaksi tulevat kunnan tarvitsemat tilat.

Perustelut

Elinvoimavaliokunta päätti kokouksessaan 19.4.2022 § 33 hyväksyä keskuskorttelien kehittäjäkumppaniksi Wasa Group Oy:n,​ jonka projektiorganisaatioon kuuluvat alihankkijoina Muuan Arkkitehdit Oy ja WSP Finland Oy. Valintaa edelsi kilpailutus- ja neuvottelumenettely. Kehittämisvaihe alkoi kesäkuussa 2022 ja työtä on ohjannut ohjausryhmä, johon on kuulunut mm. kaikkien valtuustoryhmienpuheenjohtajat. Kehittäjäkumppanin toimesta on laadittu konsepti-​idean pohjalta kehityssuunnitelma,​ joka sisältää näkemyksen kehittämisalueen mahdollisuuksista.

Kehittämissuunnitelma  liitteenä.

Tarkempi kuvaus asiasta elinvoimavaliokunnan pöytäkirjassa 4.4.2023.

Kumppanuussopimuksen mukaiset vaiheet ovat I kehitysvaihe, II suunnittelu- ja kaavoitusvaihe ja III toteutusvaihe. Päätöksenteon yhteydessä on mahdollista irrottautua hankkeesta siirryttäessä vaiheisiin II suunnittelu- ja kaavoitusvaihe ja III toteutusvaihe.

Kehittämissuunnitelmaan sisältyy myös Hollolan Asuntotalot Oy:lle (HAT) osoitettu rooli Hollola-Taloon sisältyvien asuntojen hallinta- ja vuokraustoiminnasta. HAT:n toimitusjohtaja Reijo Reposelta on pyydetty arvio yhtiön roolista ja riskeistä hankkeen osalta. Toimitusjohtaja esittelee oheismateriaalina olevan arvion kokouksessa.