Hyvinvointivaliokunta, kokous 20.12.2022

Perustelut

Hallintosäännön X luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheen­johtaja katsoo kokouk­sen tarpeelli­seksi tai enemmis­tö toimielimen jäsenistä tekee puheen­johtajal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.”

Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa pu­heenjoh­taja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjoh­taja. Kokouskutsussa on ilmoitet­tava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.

Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

1.2.2019 käyttöön otetussa tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.

Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvolli­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.

Hallintosäännön mukaan hyvinvointivaliokunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Keväästä 2020 lähtien kokoukset on järjestetty ns. hybridi- kokouksina, jolloin fyysisesti paikan päällä (valtuustosalissa = Hollola-Sali) ovat olleet: hyvinvointivaliokunnan puheenjohtaja, esittelijä, pöytäkirjanpitäjä sekä ne hyvinvointivaliokunnan jäsenet, jotka ovat halunneet olla paikalla (fyysisesti). Lisäksi paikalla on ollut kokousteknisistä järjestelyistä huolehtivat sihteerit ja it-asiantuntija. Jatkossa hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta. Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.

Hallintosäännön 88 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

Ehdotus

Esittelijä

Hyvinvointivaliokunta päättää:

• Hyvinvointivaliokunta kokoontuu varsinaisiin kokouk­siinsa pääsääntöisesti Hollolan kunnan pääkirjaston kokoushuoneessa keskiviikkopäivinä alkaen kello 17.00.
• Kutsu sekä esityslista hyvinvointivaliokunnan kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmä jä­senille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeis­tään kolme päivää ennen kokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Hyvinvointivaliokunnan esityslistat liitteineen julkaistaan myös Hollolan kunnan kotisivuilla internetissä lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita.
• Hyvinvointivaliokunnan asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen.
• Hyvinvointivaliokunnan pöytäkirja pidetään näh­tävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
• Hyvinvointivaliokunnan kokousaikaa ja pöytäkirjan nähtävänä pitoa koskeva ilmoitus julkaistaan kunnan kotisivuilla internetissä.
• Nuorisovaltuuston ja vanhus- ja vammaisneuvoston nimeämillä edustajilla on läsnäolo- ja puheoikeus valiokunnan kokouksissa. Heille lähetetään sähköposti-ilmoitus, kun esityslista on luettavissa kunnan Hollolan kotisivuilta.
• Hyvinvointivaliokunnan vuoden 2023 kokouspäivät ovat
  • 25.1.2023
  • 22.2.2023
  • 15.3.2023
  • 12.4.2023
  • 10.5.2023
  • 31.5.2023
  • (varaus 14.6.)
  • 23.8.2023
  • 20.9.2023
  • 18.10.2023
  • 22.11.2023
  • 13.12.2023

Päätös

Päätösehdotus hyväksyttiin.