Valmistelija
Heli Randell, elinvoimajohtaja, heli.randell@hollola.fi
Perustelut
Valmistelija
Silja Mäkelä, ympäristöterveyskeskuksen toimialajohtaja/Päijät-Hämeen hyvinvointikuntayhtymä, silja.makela@phhyky.fi
Hallintosäännön X luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.”
Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.
Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).
Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.
Tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.
Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.
Hallintosäännön mukaan ympäristöterveyssuojelulautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Keväästä 2020 lähtien kokoukset on järjestetty ns. hybridikokouksina, jolloin fyysisesti paikan päällä valtuustosalissa (= Hollola-Sali) ovat olleet: toimielimen puheenjohtaja, esittelijä, pöytäkirjanpitäjä sekä ne toimielimen jäsenet, jotka ovat halunneet olla paikalla fyysisesti. Lisäksi paikalla on ollut kokousteknisistä järjestelyistä huolehtivat sihteerit ja it-asiantuntija. Hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta. Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.
Hallintosäännön 88 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.
Ehdotus
Esittelijä
Heli Randell, elinvoimajohtaja, heli.randell@hollola.fi
Ympäristöterveyslautakunta päättää:
- ympäristöterveyslautakunta kokoontuu varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti Hollolan kirjaston kokoushuoneessa tiistaisin alkaen kello 17.00,
- kutsu sekä esityslista ympäristöterveyslautakunnan kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmästä jäsenille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeistään kolme päivää ennenkokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Ympäristöterveyslautakunnan esityslistat liitteineen julkaistaan myös Hollolan kunnan kotisivuilla internetissä lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita,
- ympäristöterveyslautakunnan asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen,
- ympäristöterveyslautakunnan pöytäkirja pidetään nähtävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään,
- ympäristöterveyslautakunnan kokousaikaa ja pöytäkirjan nähtävänä pitoa koskeva ilmoitus julkaistaan kunnan kotisivuilla internetissä,
- ympäristöterveyslautakunnan kevään 2023 kokouspäivät ovat 24.1., 7.3., 18.4. ja 30.5.
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.