Perustelut
Hallintosäännön 18 luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten.".
Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.
Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).
Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.
1.2.2019 käyttöön otetussa tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.
Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa.
Hallintosäännön mukaan sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Keväästä 2020 lähtien kokoukset on järjestetty ns. hybridikokouksina, jolloin fyysisesti paikan päällä (Hollolan kunnan pääkirjaston kokoushuone) ovat olleet: sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan puheenjohtaja, esittelijä, pöytäkirjanpitäjä sekä ne sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan jäsenet, jotka ovat halunneet olla paikalla (fyysisesti). Lisäksi paikalla on ollut kokousteknisistä järjestelyistä huolehtivat sihteerit ja it-asiantuntija. Jatkossa hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta. Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.
Hallintosäännön 120 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä.
Ehdotus
Esittelijä
-
Kim Strömmer, sivistys- ja hyvinvointijohtaja, kim.strommer@hollola.fi
Sivistys- ja hyvinvointivaliokunta päättää:
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunta kokoontuu varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti Hollolan kunnan pääkirjaston kokoushuoneessa keskiviikkopäivinä alkaen kello 17.00.
- Kutsu sekä esityslista sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmä jäsenille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeistään kolme päivää ennen kokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan esityslistat liitteineen julkaistaan myös Hollolan kunnan kotisivuilla internetissä lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita.
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen.
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan pöytäkirja pidetään nähtävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan kokousaikaa ja pöytäkirjan nähtävänä pitoa koskeva ilmoitus julkaistaan kunnan kotisivuilla internetissä.
- Nuorisovaltuuston ja vanhus- ja vammaisneuvoston nimeämillä edustajilla on läsnäolo- ja puheoikeus valiokunnan kokouksissa. Heille lähetetään sähköposti-ilmoitus, kun esityslista on luettavissa kunnan Hollolan kotisivuilta.
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan vuoden 2025 kevään kokouspäivät ovat
- 8.1.2025 (varakokous)
- 22.1.2025
- 19.2.2025
- 12.3.2025
- 16.4.2025
- 28.5.2025
Päätös
Päätösehdotus hyväksyttiin.