Perustelut
Tiedonhallintalaissa säädetään julkisuusperiaatteen ja hyvän hallinnon vaatimusten toteuttamisesta viranomaisten tiedonhallinnassa sekä tietojärjestelmien yhteentoimivuuden toteuttamisesta. Yleislakina tiedonhallintalaki sisältää koko julkista hallintoa koskevat säännökset tiedonhallinnan järjestämisestä ja kuvaamisesta, tietovarantojen yhteentoimivuudesta, teknisten rajapintojen ja katseluyhteyksien toteuttamisesta sekä tietoturvallisuuden toteuttamisesta. Tiedonhallintalaki kohdistuu tietoaineistoihin, jotka koostuvat asiakirjoista tai tiedoista, joista voidaan muodostaa asiakirjoja. Siten sääntely koskee niitä tietoaineistoja ja asiakirjoja, joihin sovelletaan julkisuuslakia. Tiedonhallintalakia sovelletaan yleislakina tiedonhallintaan ja tietojärjestelmien käyttöön, kun viranomaiset käsittelevät tietoaineistoja. Laki tuli voimaan 1.1.2020, ja sen mukaan vuoden 2020 aikana oli tiedonhallintayksiköillä velvollisuus laatia ja ryhtyä ylläpitämään tiedonhallintamallia.
Tiedonhallintamallissa kuvataan tiedonhallintayksikössä, esimerkiksi kunnassa, toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettava tiedonhallinta. Tiedonhallintamalli tulee laatia ja ylläpitää palvelujen, asiankäsittelyn ja tietoaineistojen hallinnan suunnittelemiseksi ja toteuttamiseksi, tiedonsaantia koskevien oikeuksien ja rajoitusten toteuttamiseksi, moninkertaisen tietojenkeruun vähentämiseksi, tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteentoimivuuden toteuttamiseksi sekä tietoturvallisuuden ylläpitämiseksi.
Valtiovarainministeriön julkaisu 2020:29 Suositus Tiedonhallintamallista mukaan ”Tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää. Se auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä. Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön. Tiedonhallintamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön oma sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallinta ja tietojenkäsittely on toteutettava tiedonhallintamallin mukaisesti käsiteltäessä tietoaineistoja. Tiedonhallintamallin ylläpitovastuu on tiedonhallintayksiköllä ja siinä toimivilla viranomaisilla. Vastuuta ei voi ulkoistaa yksityisille taholle.”
Hollolan kunnassa on tiedonhallintamallin rakentamiseksi vuonna 2020 hankittu Digiturvamalli -niminen järjestelmä, jonka avulla rakennetaan tiedonhallintamallin sisältö. Tiedonhallintamalliin liittyy kiinteästi Hollolan kunnan tiedonohjaussuunnitelma sekä arkistonmuodostussuunnitelma, jotka vielä tässä vaiheessa ovat erillisinä liitteinä, kuten edellä lainattu suositus mainitsee. ”Tiedonhallintamalli voi olla muodoltaan yhteenveto tai kooste, johon muut tiedonhallintaa tarkemmin määrittelevät kuvaukset kootaan viitteinä tai liitteinä.”
Digiturvamallin avulla voidaan tuottaa myös asiakirjajulkisuuskuvaus. Asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus siitä, kuinka kunnan viranomaistoiminnassa ja palvelujen tuottamisessa syntyviä tietoja hallinnoidaan. Kuvauksen ensisijainen tarkoitus on auttaa kunnan asiakkaita tietopyynnön tekemisessä. Kuvaus auttaa osoittamaan ja yksilöimään tarvittavat tiedot, jotta kunta voi etsiä, koota ja toimittaa tiedot mahdollisimman nopeasti ja kattavasti.
Asiakirjajulkisuuskuvausta ylläpitämällä kunta toteuttaa hallinnon avoimuuden periaatetta. Asiakirjajulkisuuskuvauksesta on säädetty laissa julkisen hallinnon tiedonhallinnasta.
Hollolan kunnassa on työstetty tiedonhallintamallia vuosien 2023 ja 2024 aikana. Kuten suositus Tiedonhallintamallista mainitsee, on tiedonhallintamalli elävä dokumentti, jonka päivittäminen ja kehittäminen on jatkuva tehtävä kunnassa. Tiedonhallintamallia kuvaava dokumentti tuodaan ajoittain käsiteltäväksi kunnanhallitukseen, mutta sitä päivitetään jatkuvuuden periaatteella. Asiakirjajulkisuuskuvaus sekä Tiedonhallintamalli (salainen, Julkisuuslaki §24.1 kohta 7) ovat tämän esityslistan liitteinä.
Kokouksessa tiedonhallintamallia koskevan katsauksen antaa hallinto- ja talousjohtaja.
Ehdotus
Esittelijä
-
Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja, paivi.rahkonen@hollola.fi
Kunnanhallitus merkitsee tiedonhallintamalliin liittyvät asiakirjat tiedoksi.