HOLDno-2024-525
Päätös toimivallan delegoinnista: Päätän delegoida Hyvinvoinnin palvelualueen johtajalle määriteltyä toimivaltaa Hallintosäännön III luvun 25§ kohta 25 Hyvinvoinnin palvelualueen hankintoihin liittyen hyvinvoinnin palvelualueen hallintopäällikölle 1.1.2021 alkaen. Toimivaltaa käytetään hyväksytyn talousarvion puitteissa ja hankintalakia noudattaen.
Käsityön opetustilojen laitteiden, koneiden ja käsityökalujen huolto on toteutettu elokuuhun 2020 ostopalveluna. Palveluntuottajan irtisanottua sopimus, tarkasteltiin vaihtoehtoja palvelun toteuttamiseen. Kokonaistarkastelun tuloksena päädyttiin perustamaan hyvinvoinnin palvelualueelle koulumestarin tehtävä ja palvelualueelle palkattiin koulumestari elokuussa 2020. Kunnassa työskentelee yksi koulumestari, joka vastaa, että koulujen käsityön opetustilojen laitteet, koneet ja käsityökalut ovat työturvallisuuslain 23.8 2002/738 tai vastaavan lainsäädännön mukaisessa kunnossa. Koulumestari toimii hyvinvoinnin palvelualueella osana käyttäjäpalveluita, mahdollistamalla toiminnallaan tilojen käyttäjille edellytykset toiminnan toteuttamiseen. Koulumestarin toiminnan rajapinta määräytyy suhteessa palvelusopimuksiin (Tilapalvelut, Kiinteistöpalvelut ym.). Koska palvelualueella ja koko kunnassa työskentelee vain yksi koulumestari/henkilö, joka pystyy toteuttaamaan koulumestarin tehtävänkuvassa määriteltyjä tehtäviä, on tärkeää varmistaa toiminnan jatkuvuus tilanteissa, joissa koulumestari estyy hoitamasta tehtävää kuten sairauspoissaolot, työvapaa tms.
Toiminnan varmistamiseksi keväällä 2024 tehtiin markkinakartoitusta ja etsittiin lähi alueelta mahdollisia palveluntuottajia toteuttamaan koulumestarin poissaolojen aikainen sijaistaminen. Markkinakartoituksen jälkeen Hollolan kunta pyysi 14.5.2024 rajoitetulla menettelyllä tarjouksia Hollolan kunnan koulujen teknisentyön tilojen koneiden, laitteiden ja käsityökalujen huolto- ja kunnossapitotyöstä sekä tarvittaessa työnantajan velvollisuuksiin kuuluvasta laitteiden käytön opastamisesta ja opettamisesta opetushenkilöstölle. Määräaikaan mennessä saimme sähköpostilla lähetettyihin tarjouspyyntöihin kolme (3) tarjousta; Olsa Ay, Penope ja Lahden Konerakenne.
Kyseessä on kynnysarvot alittava pienhankinta; Palvelunosto tarve vaihtelee ja syntyy vain mikäli Hollolan kunnan palveluksessa oleva koulumestari estyy hoitamasta tehtäväänsä. Tarjouspyyntöjen perusteella syntyvä sopimus ei määrittele palvelunostovelvoitetta vaan palvelunostotarve perustuu tarpeeseen ja toteutetaan erillisestä tilauksesta.
Tarjouspyynnössä palveluntuottajalle asetettiin tietyjä vaatimuksia kuten tilaajavastuulain velvoitteet, SOPIVA-lauseke, JYSE-ehtoihin sitoutuminen ja vastuuhenkilön nimeäminen. Tarjouksesta tuli ilmetä seuraavat seikat:
Päätän tarjousvertailuun perustuen valita palveluntuottajaksi Olsa Ay:n. Olsan tarjous oli kaikilta osin tarjouspyynnön mukainen, hinnaltaan edullisin ja täytti kaikki palveluntuottajalle esitetyt vaatimukset.