Sivistys- ja hyvinvointivaliokunta, kokous 24.4.2024

Perustelut

Hallintosäännön X luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheen­johtaja katsoo kokouk­sen tarpeelli­seksi tai enemmis­tö toimielimen jäsenistä tekee puheen­johtajal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.”

Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa pu­heenjoh­taja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjoh­taja. Kokouskutsussa on ilmoitet­tava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.

Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

1.2.2019 käyttöön otetussa tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.

Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvolli­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti.

Hallintosäännön mukaan sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Keväästä 2020 lähtien kokoukset on järjestetty ns. hybridi- kokouksina, jolloin fyysisesti paikan päällä (Hollolan kunnan pääkirjaston kokoushuone) ovat olleet: sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan puheenjohtaja, esittelijä, pöytäkirjanpitäjä sekä ne sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan jäsenet, jotka ovat halunneet olla paikalla (fyysisesti). Lisäksi paikalla on ollut kokousteknisistä järjestelyistä huolehtivat sihteerit ja it-asiantuntija. Jatkossa hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta. Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.

Hallintosäännön 88 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.