Perustelut
Hollolan kunnan hallintosäännön 18. luvussa säädetään kokousmenettelystä:
Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää. Toimielin voi pitää kokouksensa sähköisessä toimintaympäristössä, jolloin kokoukseen osallistutaan videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa käyttäen (sähköinen kokous). Toimielimen kokous voi olla joko varsinainen kokous taikka sähköinen kokous. Toimielin voi tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta tilasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä. Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä, toimielimen sihteeri tai kirjaamo voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.
Hollolan kunnan hallintosäännön mukaan Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan alaisena toimii sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan oppilasjaosto. Sivistys- ja hyvinvointivaliokunta valitsee oppilasjaostoon kaksi (2) jäsentä ja kullekin henkilökohtaisen varajäsenen sekä nimeää jaoston puheenjohtajan keskuudestaan. Toimielin päättää muiden henkilöiden läsnäolo- ja puheoikeudesta. Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa tai teams-yhteydellä asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti. Hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan oppilasjaoston esittelijänä toimii sivistys- ja hyvinvointijohtaja.
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Ehdotus
Esittelijä
-
Kim Strömmer, sivistys- ja hyvinvointijohtaja, kim.strommer@hollola.fi
Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan oppilasjaosto päättää että
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan oppilasjaosto kokoontuu varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti Hollolan pääkirjaston kokoushuoneessa tarvittaessa puheenjohtajan kutsusta. Kokoukseen kutsutut asiantuntijat osallistuvat kokoukseen läsnä tai teams-yhteydellä.
- Kutsu sekä esityslista sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan oppilasjaoston kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmästä jäsenille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeistään kolme päivää ennen kokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan oppilasjaoston esityslistat liitteineen julkaistaan kunnan verkkosivujen julkaisusivustolla https://hollola.cloudnc.fi/fi-FI, lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita.
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan oppilasjaoston asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa, suljetussa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen.
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunnan jaoston pöytäkirja pidetään nähtävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivujen julkaisusivustolla https://hollola.cloudnc.fi/fi-FI kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
- Sivistys- ja hyvinvointivaliokunta määrittää kokouksiin liittyvät muut toimintaperiaatteet ja ohjeistuksen.
Päätös
Hyväksyttiin päätösehdotuksen mukaisesti.