Kuvaus
Osana kunnan strategiaa ja erityisesti siihen liittyvää Viestinnän ja markkinoinnin strategista ohjelmaa, Hollolan kunnassa on valmisteltu markkinointia tukevien videoiden hankintaa.
Videosarja ”Hollola on totta.” tavoitellaan laajempaa tietoisuutta Hollolan kunnasta. Pohjasuunnitelman mukaan vuonna 2024-25 on tarkoitus julkaista neljä videota ja vuonna 2025 jälkimmäinen neljän videon sarja. Jokainen video on kestoltaan noin 2–4 minuuttia ja niitä tullaan käyttämään mm. kunnan hallinnoimissa kanavissa vuosien 2024–2026 aikana. Näistä videoista leikataan myös lyhyet n. 15–30 sekunnin jakeluversiot. Täydet oikeudet videoihin siirtyvät kunnalle niiden hyväksymishetkellä
Kilpailutus on suoritettu kilpailullisella neuvottelumenettelyllä. Menettelyyn ilmoittautui 36 alan toimijaa, joista neuvotteluihin valikoituvat: Koju Film Company Oy, Mama Creative Oy ja Monimediatalo Mediagents Oy.
Neuvottelukierroksia tehtiin kaikkien valikoituneiden kanssa kaksi kertaa maalis-huhtikuun 2024 aikana. Neuvottelukierrosten jälkeen valituilta tarjoajilta pyydettiin lopulliset tarjoukset. Annettuun määräaikaan 2.5.2024 mennessä, kaikki tarjouspyynnön saaneet kolme tarjoajaa jättivät tarjouksen.
Hintavertailun osalta, tarjouspyynnön mukaan: Tarjousten vertailussa hintapisteet määritetään suhteessa edullisimpaan. Edullisimman hinnan esittänyt saa täydet hintapisteet, muiden pisteytys suhteessa edullisimpaan. Tarjoushinnan tulee sisältää kaikki kustannuserät, siten että videot on mahdollista saattaa valmiiksi ilman lisäkustannuksia.
Laatuvertailun osalta, tarjouspyynnön mukaan: Tarjouksen tulee sisältää liitetiedostona suunnitelmakuvaukset lopputuotoksesta, josta ilmenee ensimmäisen neljän videon synopsi ja casting, sekä vastaus seuraaviin kysymyksiin: mikä on ”Hollola on totta”-pohjaviesti, kuka on kohderyhmä ja mitä videon katsojan tavoitellaan tekevän seuraavaksi. Tarjouksen tulee sisältää prosessikuvaus, josta ilmenevät tuotannon päävaiheet ja se mitä Hollolan kunnalta vaiheen osalta tarvitaan. Tarjousten laadullinen arviointi aloitetaan kunnan 3-4 henkilön yksilöarviona, jossa tarkastellaan erikseen prosessia ja lopputuotosta. Prosessi saa korkeintaan 20 pistettä ja lopputuotos 40 pistettä. Laatupisteet yhteensä 60 pistettä. Laatupisteet jaetaan siten että laadittavien yksilöarviointien pisteytyksestä lasketaan tarjoajalle keskiarvopisteet. Keskiarvolla korkeimmat laatupisteet saanut saa täydet laatupisteet, erikseen prosessista ja lopputuotoksesta. Muut tarjoajat saavat laatupisteet suhteessa korkeimpaan pisteytykseen, erikseen prosessi ja lopputuotoskuvaus
Tarjousten avaus suoritettiin 3.5.2024 ja saapuneet tarjoukset annettiin vertailuryhmälle, yksilöarviointeja varten. Arviointiryhmään osallistuivat hallinto- ja talousjohtaja Turkka Rantanen, sekä kunnan organisaatiossa työskentelevät viestinnän ja tiedottamisen ammattilaiset: Tarja Ruti, Outi Sirviö ja Piritta Salonjärvi.
Hintatarjoukset olivat seuraavat:
- 39.470 euroa, Koju Film Company Oy
- 31.800 euroa, Mama Creative Oy
- 44.633 euroa, Monimediatalo Mediagents Oy
Vertailupisteet jakautuivat seuraavasti:
| |
Prosessi |
Lopputuotos |
Hinta |
YHTEENSÄ |
| Koju Film Company Oy |
15,0 |
24,5 |
32,2 |
71,7 |
| Mama Creative Oy |
20,0 |
40,0 |
40,0 |
100,0 |
| Monimediatalo Mediagents Oy |
11,3 |
13,8 |
28,5 |
53,5 |
Vertailun perusteella korkeimmat kokonaispisteet sai Mama Cretive Oy ja tulee siten valituksi toimittajaksi. Kustannus kohdistetaan kunnan viestinnän strategiselle hankkeelle, jonne määräraha on varattu.