Kunnanhallitus, kokous 29.9.2025

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 254 Palvelusopimus 2026, Provincia

HOLDno-2022-218

Aikaisempi käsittely

Kunnanhallitus, 2.12.2024

Valmistelija

Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi

Perustelut

Hollolan kunnan ja Provincia Oy:n välillä on neuvoteltu palvelun sisältöä, vastuita ja hinnoittelua täsmentävä palvelusopimus vuodelle 2025. Sopimus ja sen liitteet löytyy tämän pykälän liitteenä. Oheismateriaalina on pöytäkirja käydystä neuvottelusta, sekä valmisteleva arvio vuoden 2025 kustannuskehityksestä. Palvelun hinnoittelu siirtyy pääosin tuntiveloitteiseksi. Palvelusisällön muutosten kautta, myös vastuunjakotaulua on täsmennetty aikaisempaa yhdenmukaisemmaksi yhtiön asiakkaiden kesken. Käytännön työssä sopimuksen täytäntöönpano tapahtuu palvelutapaohjeiden kautta. Palvelutapaohjeiden valmistelun yhteydessä saattaa nousta esille pienimuotoisia täsmennystarpeita vastuunjakotaulukkoon.

Hollolan kunta on aiemmin maksanut vuotuisia vertailukelpoisia palvelumaksuja Provincia Oy:lle 0,4-0,6 M€. Verrattaessa vuoden 2024 laskennallisilla suoritteilla, vuoden 2025 maksut ovat noin 0,7 M€. Nousu selittyy erityisesti SAP-talousjärjestelmän vuosimaksuista (0,05M€). Tämä kustannus poistuu kun SAP-järjestelmän käyttö päättyy syksyllä 2025. Uuden taloushallintojärjestelmän, sekä henkilöstöjärjestelmän, mukaantulo tuo mukanaan liittymäkohtaisia vuosimaksuja. Aiemmin pääosa liittymistä on tehty kertakorvausperiaatteella, mutta tältä osin järjestelmätoimittajan veloitusperiaatteet ovat muuttuneet. Myös kuntastrategian mukainen oppimisen kehittämisosio uudessa henkilöstöjärj4estelmässä kasvattaa kustannuksia. Vuoden 2026 kustannuksien odotetaan palautuvan vuoden 2024 tasolle ja jatkossa tuntiveloitusperusteen odotetaan tehostavan yhteistyötä Provincia Oy:n kanssa.

Järjestelmävaihdokseen liittyen, kunnalla on 2025 käytettävissään kaksi rinnakkaista järjestelmää niin talouden kuin henkilöstöpalveluiden osalta. Järjestelmävaihdokseen liittyen, kunnan vuosikustannus on normaalivuotta merkittävästi korkeampi. Järjestelmien kaksoiskäyttö päättynee kesällä 2025.

Ehdotus

Esittelijä

Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja, paivi.rahkonen@hollola.fi

Kunnanhallitus hyväksyy liitteen mukaisen palvelusopimuksen, sekä valtuuttaa hallinto- ja talousjohtajan allekirjoittaman palvelusopimukseen liittyvät asiakirjat.

Lisäksi, kunnanhallitus valtuuttaa hallinto- ja talousjohtajan sopimaan pienimuotoisista vastuunjakotaulukon muutoksista, vuoden 2025 aikana.

Päätös

Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.

Valmistelija

  • Turkka Rantanen, hallinto- ja talousjohtaja, turkka.rantanen@hollola.fi

Perustelut

Hollolan kunnan ja Provincia Oy:n välillä on neuvoteltu palvelun sisältöä, vastuita ja hinnoittelua täsmentävä palvelusopimus vuodelle 2026. Sopimus ja sen liitteet löytyvät tämän pykälän liitteenä. Oheismateriaalina on valmisteleva arvio vuoden 2026 kustannuskehityksestä. Palvelun hinnoittelu on siirtynyt 2025 suoritteisiin perustuvaksi. Palvelusisällön muutosten kautta, myös vastuunjakotaulua on täsmennetty aikaisempaa yhdenmukaisemmaksi yhtiön asiakkaiden kesken. Käytännön työssä sopimuksen täytäntöönpano tapahtuu palvelutapaohjeiden kautta. Palvelutapaohjeiden valmistelun yhteydessä saattaa nousta esille pienimuotoisia täsmennystarpeita vastuunjakotaulukkoon. Toteutuva laskutus perustuu palvelusuoritteisiin.

Vuoden 2026 hankinnan arvoksi on arvioitu 795.000 euroa. Kunnan hallintosäännön mukaan, kunnanhallitus päättää yli 500.000 euron palvelualuerajat ylittävistä hankinnoista.

Ehdotus

Esittelijä

  • Päivi Rahkonen, kunnanjohtaja, paivi.rahkonen@hollola.fi

Kunnanhallitus hyväksyy liitteen mukaisen palvelusopimuksen, sekä valtuuttaa hallinto- ja talousjohtajan allekirjoittaman palvelusopimukseen liittyvät asiakirjat.

Lisäksi, kunnanhallitus valtuuttaa hallinto- ja talousjohtajan sopimaan pienimuotoisista vastuunjakotaulukon muutoksista, vuoden 2026 aikana.

Päätös

Hyväksyttiin päätösesityksen mukaisesti.

Tiedoksi

Provincia Oy (toimitusjohtaja), talouspäällikkö

Liitteet

Provincia Oy Palvelusopimus 2025 Hollolan kunta.pdf.pdf (pdf, 162 kt)
Liite 3 JYSE 2014 Palvelut tarkistetut JYSE ehdot huhtikuu 2017 (4).pdf (pdf, 242 kt)
Liite 4 Henkilötietojen käsittelysopimus.pdf.pdf (pdf, 279 kt)
Liite 4.1 Henkilötietojen käsittelyn kohteet.pdf.pdf (pdf, 86 kt)
Liite 5 Tietoturva- ja tietosuojapolitiikka (5).pdf (pdf, 170 kt)
Liite 6 Provincia Oy Sopimus aineistojen säilytyksestä Hollolan kunta.pdf.pdf (pdf, 118 kt)
 Liite 1 Provincia Oy Palvelukuvaus 2026 Hollolan kunta.pdf
Salassa pidettävä, JulkL (621/1999) 24§ 20k
 Liite 1.1 Provincia Oy Vastuunjakotaulukko 2026 Hollolan kunta
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24, kohta 20
 Liite 2 Hinnasto 2026 Hollolan kunta.pdf
Salassa pidettävä, Julkisuuslaki (621/1999) § 24 kohta 20

Oheismateriaali

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Riita-asia käsitellään käräjäoikeudessa.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Hollolan kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Hollolan kunta.

Hollolan kunta / Kirjaamo
Postiosoite: PL 66, 15871 Hollola
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, 15870 Hollola
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Puhelinnumero: 044 780 1427

Kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite, puhelinnumero ja muut asian hoitamiseksi tarvittavat yhteystiedot. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Hollolan kunnan kirjaamosta.