Tarkastuslautakunta, kokous 10.9.2025

Perustelut

Hallintosäännön 18. luvussa säädetään kokousmenettelystä:

Toimielimen päätöksentekotavat
Toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokouksen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla. Varsinaisessa kokouksessa voidaan käyttää sähköistä asiahallinta- tai äänestysjärjestelmää. Toimielin voi pitää kokouksensa sähköisessä toimintaympäristössä, jolloin kokoukseen osallistutaan videoneuvottelua tai muuta soveltuvaa teknistä tiedonvälitystapaa käyttäen (sähköinen kokous). Toimielimen kokous voi olla joko varsinainen kokous taikka sähköinen kokous. Toimielin voi tehdä päätöksiä suljetussa sähköisessä päätöksentekomenettelyssä ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely). Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta tilasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa eivätkä nähtävissä. Toimielin voi päättää asioita sähköisessä päätöksentekomenettelyssä kuntalain 100 §:n mukaisesti. Päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

Kokouskutsu
Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla. Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Esityslista, joka sisältää selostuksen käsiteltävistä asioista ja ehdotukset toimielimen päätöksiksi, lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivat erityiset syyt ole esteenä. Jos esityslistalla, liitteissä tai oheismateriaalissa on salassa pidettäviä tietoja, asiakirjaan tehdään merkintä salassapidosta. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.

Varajäsenen kutsuminen
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä, toimielimen sihteeri tai kirjaamo voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Esityslistan ja liitteiden julkaiseminen kunnan verkkosivuilla
Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla. Ennen julkaisemista esityslistalta poistetaan salassa pidettävät tiedot sekä henkilötiedot, joihin ei liity tiedottamisintressiä. Verkossa julkaistavalta esityslistalta voidaan poistaa yksittäisiä kokousasioita, joihin ei liity erityistä tiedottamisintressiä tai mikäli erityisestä syystä asian valmistelua ei julkisteta ennen päätöksentekoa. Esityslistan liitteitä julkaistaan verkossa harkinnan mukaan ottaen huomioon kunnan asukkaiden tiedonsaanti-intressit.

Läsnäolo kokouksessa
Tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus lautakunnan kokouksissa. Tilintarkastajalla ja lautakunnan määräämillä luottamushenkilöillä ja viranhaltijoilla on läsnäolovelvollisuus lautakunnan kokouksessa lautakunnan niin päättäessä. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa tarkastuslautakunnan kokouksiin.
Asiantuntija voi olla läsnä kokouksessa tai teams-yhteydellä asiasta käytävän keskustelun päättymiseen asti. Hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat.

Esittelijä
Tarkastuslautakunnan esittelijänä toimii tarkastuslautakunnan puheenjohtaja.

Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen
Pöytäkirjan pitämisestä ja sisällöstä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Jos puheenjohtaja ja pöytäkirjanpitäjä ovat eri mieltä kokouksen kulusta, pöytäkirja laaditaan puheenjohtajan näkemyksen mukaan. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla.

Päätösten tiedoksianto kunnan jäsenelle
Toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään.

Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asianosaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Esteellisyyden voi yleisimmin aiheuttaa mm. asianosaisuus, palvelus- tai toimeksiantosuhde, luottamustoimi tai sukulaisuus.

Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä.

Ehdotus

Esittelijä

Tarkastuslautakunta päättää että

• tarkastusautakunta kokoontuu varsinaisiin kokouk­siinsa pääsääntöisesti keskiviikkoisin kunnan toimitiloissa alkaen kello 15.00. Kokoukset ovat läsnäolokokouksia, asiantuntijat läsnä tai teams-yhteydellä.
• kutsu sekä esityslista tarkastuslautakunnan kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmästä jä­senille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeis­tään kolme päivää ennen kokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Tarkastuslautakunnan esityslistat liitteineen julkaistaan kunnan verkkosivujen julkaisusivustolla https://hollola.cloudnc.fi/fi-FI, lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita.
• tarkastuslautakunnan asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa, suljetussa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen.
• tarkastuslautakunnan pöytäkirja pidetään näh­tävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivujen julkaisusivustolla https://hollola.cloudnc.fi/fi-FI kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
• tarkastuslautakunta päättää syksyn 2025 kokouspäivistä
• tarkastuslautakunta määrittää kokouksiin liittyvät muut toimintaperiaatteet ja ohjeistuksen.
• tarkastuslautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi.

Päätös

Hyväksyttiin esityksen mukaan. 
Tarkastuslautakunnan seuraavat kokouspäivät ovat

• 1.10.2025 klo 15.00
• 12.11.2025 klo 15.00
• 17.12.2025 klo 15.00
• 28.1.2025 klo 15.00