Perustelut
Hallintosäännön X luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.”
Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.
Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).
Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.
1.2.2019 käyttöön otetussa tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.
Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.
Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.
Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa.
Hallintosäännön mukaan valvontajaoston pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
Syksystä 2021 lähtien valvontajaosto on pääsääntöisesti toiminut läsnäolokokouksin, tarpeen mukaan hybridinä korona-ajan rajoitukset huomioiden. Lisäksi paikalla on ollut kokousteknisistä järjestelyistä huolehtiva sihteeri/tekninen sihteeri. Jatkossa hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta. Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.
Hallintosäännön 88 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.
Elinvoimavaliokunnan valvontajaosto on päättänyt yleisistä kokousmenettelyistä kokouksessaan 1.9.2021, § 32, Valvontajaoston kokousaika ja -paikka, kokouskutsun lähettäminen ja pöytäkirjan nähtävänä pitäminen 1.8.2021-31.5.2025.
Valvontajaosto on päättänyt tuolloin kokousmenettelyistä seuraavasti:
- Valvontajaosto kokoontuu varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti Hollolan kunnan virastotalon kokoushuoneessa keskiviikkoisin alkaen kello 17.00. Korona-aikana seurataan suosituksia ja päätetään erikseen kokoontumismuodosta; vaihtoehtoina teams/läsnäolo/hybridi.
- Kutsu sekä esityslista valvontajaoston kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmä jäsenille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeistään kolme päivää ennen kokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Valvontajaoston esityslista liitteineen julkaistaan myös Hollolan kunnan kotisivuilla internetissä lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita.
- Valvontajaoston asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen.
- Valvontajaosoton pöytäkirja pidetään nähtävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
- Valvontajaoston kokousaikaa ja pöytäkirjan nähtävänä pitoa koskeva ilmoitus julkaistaan kunnan kotisivuilla internetissä.
- Valvontajaosto määrittää kokouksiin liittyvät muut toimintaperiaatteet ja ohjeistuksen.
Koska virastotalon käyttö on päättymässä, on kokouspaikkaa tarpeen vaihtaa em. päätökseen nähden.
Ehdotus
Esittelijä
-
Pekka Laitinen, kehityspäällikkö, pekka.laitinen@hollola.fi
Valvontajaosto päättää, että vuonna 2024 valvontajaosto kokoontuu varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti kunnanviraston Viirikukon toimipisteen kokoushuoneessa keskiviikkopäivinä alkaen kello 17.00. Valvontajaoston vuoden 2024 kokouspäivät ovat:
- 31.1.
- 6.3.
- 3.4.
- 15.5.
- 19.6.
- 28.8.
- 2.10.
- 30.10.
- 27.11.
- 18.12.
Päätös
Valvontajaosto päättää, että vuonna 2024 valvontajaosto kokoontuu varsinaisiin kokouksiinsa pääsääntöisesti kunnanviraston Viirikukon toimipisteen kokoushuoneessa keskiviikkopäivinä alkaen kello 17.00. Esittelijän ehdotuksesta toukokuun kokouspäiväksi muutettiin yksimielisesti to 16.5.2024. Valvontajaoston vuoden 2024 kokouspäivät ovat:
31.1.
6.3.
3.4.
to 16.5.
19.6.
28.8.
2.10.
30.10.
27.11.
18.12.
Päätösehdotus hyväksyttiin.