Elinvoimavaliokunnan valvontajaosto, kokous 12.12.2023

Pöytäkirja on tarkastettu

§ 78 Valvontajaoston kokousajat 2024

HOLDno-2021-445

Valmistelija

  • Pekka Laitinen, kehityspäällikkö, pekka.laitinen@hollola.fi

Perustelut

Hallintosäännön X luvussa säädetään kokousmenettelystä: ”Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan. Kokous pidetään myös, milloin puheen­johtaja katsoo kokouk­sen tarpeelli­seksi tai enemmis­tö toimielimen jäsenistä tekee puheen­johtajal­le esityksen kokouksen pitämisestä ilmoittamansa asian käsittelyä varten. Tällöin puheenjohtaja määrää kokousajan.”

Hallintosäännön mukaan kokouskutsun antaa pu­heenjoh­taja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjoh­taja. Kokouskutsussa on ilmoitet­tava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsussa on mainittava, mitä toimielimen päätöksentekotapaa noudatetaan kunkin asian kohdalla.

Kuntalain 98 §:n mukaan asioista voidaan päättää varsinaisessa kokouksessa, sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvassa kokouksessa (sähköinen kokous) tai sähköisesti ennen kokousta (sähköinen päätöksentekomenettely).

Jos asia käsitellään sähköisessä päätöksentekomenettelyssä, tulee kutsussa ilmaista, mihin mennessä asia on käsiteltävä sähköisesti. Sähköistä päätöksentekomenettelyä voidaan käyttää kaikkiin toimielimen päätösvaltaan kuuluviin asioihin.

1.2.2019 käyttöön otetussa tiedonhallintajärjestelmä CaseM:ssa on mahdollisuus ottaa käyttöön sähköinen päätöksentekomenettely.

Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvolli­suus, toimielimen päättämällä tavalla. Esityslista julkaistaan kunnan verkkosivuilla.

Toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteellinen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian käsittelyyn. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai toimielimen sihteeri voivat toimittaa kutsun varajäsenelle.

Toimielin voi päättää asiantuntijan kuulemisesta yksittäisessä asiassa.

Hallintosäännön mukaan valvontajaoston pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.

Syksystä 2021 lähtien valvontajaosto on pääsääntöisesti toiminut läsnäolokokouksin, tarpeen mukaan hybridinä korona-ajan rajoitukset huomioiden. Lisäksi paikalla on ollut kokousteknisistä järjestelyistä huolehtiva sihteeri/tekninen sihteeri. Jatkossa hybridikokouksissa paikan päällä ovat myös puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat. Hybridikokoukset vievät merkittävästi resursseja hallintopalvelujen osalta. Tästä näkökulmasta fyysiset kokoukset, kun ne turvallisuusnäkökohdat huomioon ottaen ovat mahdollisia, olisivat toivottuja, myös päätöksenteon vuorovaikutuksen näkökulmasta.

Hallintosäännön 88 §:n mukaan sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.

Elinvoimavaliokunnan valvontajaosto on päättänyt yleisistä kokousmenettelyistä kokouksessaan 1.9.2021, § 32, Valvontajaoston kokousaika ja -paikka, kokouskutsun lähettäminen ja pöytäkirjan nähtävänä pitäminen 1.8.2021-31.5.2025.

Valvontajaosto on päättänyt tuolloin kokousmenettelyistä seuraavasti:

  • Valvontajaosto kokoontuu varsinaisiin kokouk­siinsa pääsääntöisesti Hollolan kunnan virastota­lon kokoushuoneessa keskiviikkoisin alkaen kello 17.00. Korona-aikana seurataan suosituksia ja päätetään erikseen kokoontumismuodosta; vaihtoehtoina teams/läsnäolo/hybridi.
  • Kutsu sekä esityslista valvontajaoston kokoukseen jaetaan CaseM-tiedonhallintajärjestelmä jä­senille ja varajäsenille sekä niille, joilla on läsnäolo- ja puheoikeus kokouksessa, viimeis­tään kolme päivää ennen kokousta, kun kokouspäivää ei lasketa. Valvontajaoston esityslista liitteineen julkaistaan myös Hollolan kunnan kotisivuilla internetissä lukuun ottamatta ei-julkisia ja salassa pidettäviä asioita.
  • Valvontajaoston asiat käsitellään toistaiseksi kaikki varsinaisessa kokouksessa paikan päällä tai sähköisenä kokouksena. Sähköisen päätöksentekomenettelyn käyttöönotosta päätetään tarvittaessa erikseen.
  • Valvontajaosoton pöytäkirja pidetään näh­tävänä tarkastamisen jälkeen kunnan verkkosivuilla siten kuin kuntalain 140 §:ssä tarkemmin säädetään.
  • Valvontajaoston kokousaikaa ja pöytäkirjan nähtävänä pitoa koskeva ilmoitus julkaistaan kunnan kotisivuilla internetissä.
  • Valvontajaosto määrittää kokouksiin liittyvät muut toimintaperiaatteet ja ohjeistuksen.

Koska virastotalon käyttö on päättymässä, on kokouspaikkaa tarpeen vaihtaa em. päätökseen nähden.

Ehdotus

Esittelijä

  • Pekka Laitinen, kehityspäällikkö, pekka.laitinen@hollola.fi

Valvontajaosto päättää, että vuonna 2024 valvontajaosto kokoontuu varsinaisiin kokouk­siinsa pääsääntöisesti kunnanviraston Viirikukon toimipisteen kokoushuoneessa keskiviikkopäivinä alkaen kello 17.00. Valvontajaoston vuoden 2024 kokouspäivät ovat:

  • 31.1.
  • 6.3.
  • 3.4.
  • 15.5.
  • 19.6.
  • 28.8.
  • 2.10.
  • 30.10.
  • 27.11.
  • 18.12. 

Päätös

Valvontajaosto päättää, että vuonna 2024 valvontajaosto kokoontuu varsinaisiin kokouk­siinsa pääsääntöisesti kunnanviraston Viirikukon toimipisteen kokoushuoneessa keskiviikkopäivinä alkaen kello 17.00. Esittelijän ehdotuksesta toukokuun kokouspäiväksi muutettiin yksimielisesti to 16.5.2024. Valvontajaoston vuoden 2024 kokouspäivät ovat:

31.1.
6.3.
3.4.
to 16.5.
19.6.
28.8.
2.10.
30.10.
27.11.
18.12. 

Päätösehdotus hyväksyttiin.

Tiedoksi

kirjaamo, Piipahlus, talouspalvelut

Muutoksenhaku

Tähän päätökseen tyytymätön voi tehdä kirjallisen oikaisuvaatimuksen. Päätökseen ei saa hakea muutosta valittamalla tuomioistuimeen. Riita-asia käsitellään käräjäoikeudessa.

Oikaisuvaatimusoikeus

Oikaisuvaatimuksen saa tehdä se, johon päätös on kohdistettu tai jonka oikeuteen, velvollisuuteen tai etuun päätös välittömästi vaikuttaa (asianosainen), sekä kunnan jäsen.

Oikaisuvaatimusaika

Oikaisuvaatimus on tehtävä 14 päivän kuluessa päätöksen tiedoksisaannista.

Oikaisuvaatimus on toimitettava Hollolan kunnan kirjaamoon määräajan viimeisenä päivänä ennen kirjaamon aukioloajan päättymistä.

Asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, seitsemän päivän kuluttua kirjeen lähettämisestä. Käytettäessä tavallista sähköistä tiedoksiantoa asianosaisen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon, jollei muuta näytetä, kolmantena päivänä viestin lähettämisestä.

Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluttua siitä, kun pöytäkirja on nähtävänä yleisessä tietoverkossa.

Tiedoksisaantipäivää ei lueta oikaisuvaatimusaikaan. Jos oikaisuvaatimusajan viimeinen päivä on pyhäpäivä, itsenäisyyspäivä, vapunpäivä, joulu- tai juhannusaatto tai arkilauantai, saa oikaisuvaatimuksen tehdä ensimmäisenä arkipäivänä sen jälkeen.

Oikaisuvaatimusviranomainen

Viranomainen, jolle oikaisuvaatimus tehdään, on Hollolan kunta.

Hollolan kunta / Kirjaamo
Postiosoite: PL 66, 15871 Hollola
Käyntiosoite: Tiilijärventie 7 F, 15870 Hollola
Sähköposti: kirjaamo(at)hollola.fi
Puhelinnumero: 044 780 1427

Kirjaamon aukioloajat: maanantai-perjantai klo 9.00-15.00

Oikaisuvaatimuksen muoto ja sisältö

Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisesti. Myös sähköinen asiakirja täyttää vaatimuksen kirjallisesta muodosta.

Oikaisuvaatimuksessa on ilmoitettava:

  • päätös, johon haetaan oikaisua
  • miten päätöstä halutaan oikaistavaksi
  • millä perusteella oikaisua vaaditaan.

Oikaisuvaatimuksessa on lisäksi ilmoitettava tekijän nimi, kotikunta, postiosoite, puhelinnumero ja muut asian hoitamiseksi tarvittavat yhteystiedot. Jos oikaisuvaatimuspäätös voidaan antaa tiedoksi sähköisenä viestinä, yhteystietona pyydetään ilmoittamaan myös sähköpostiosoite.

Pöytäkirja

Päätöstä koskevia pöytäkirjan otteita ja liitteitä voi pyytää Hollolan kunnan kirjaamosta.